Gservice

Beter anticiperen, plannen én opvolgen

Kan u uw klant op zijn wenken bedienen én tegelijk winstgevend blijven? Heeft u controle over uw planning, prestaties, materiaalverbruik en facturatie? Kunnen uw techniekers vlot communiceren met de binnendienst? Hebben zij makkelijk toegang tot alle informatie die ze nodig hebben?

Gservice is een kant-en-klaaroplossing voor installatiebedrijven, project- en serviceorganisaties die hun processen willen automatiseren.

Project- en servicebeheer in één geïntegreerd platform

Anticiperen, plannen en opvolgen: het zijn de drie kernvoorwaarden om een efficiënte project- en serviceorganisatie uit te bouwen. Dat kan u alleen maar realiseren met een goed draaiend bedrijfssysteem. Een professionele ondersteuning op gebied van project- en serviceadministratie, is voor uw onderneming dan ook essentieel.

Gservice is een kant-en-klaaroplossing die de operationele, logistieke en administratieve aspecten van uw project- en serviceactiviteiten samenbrengt. Zo worden verschillende Microsoft-toepassingen naadloos met elkaar geïntegreerd: Microsoft Dynamics NAV of Dynamics 365 Business Central (ERP), Dynamics 365 for Sales (CRM), Office 365, SharePoint en Power BI.

En op basis van onze expertise in de wereld van service- en installatietechniek werd Gservice nog uitgebreid met verschillende partner add-ons voor document scanning & handling, een grafisch planbord, de mobiele werkbon, mobile WMS, rapportering en dashboards, etc.  

Want door al deze toepassingen en technologieën met elkaar te verbinden, krijgt u tal van voordelen…

Centraliseer uw data

Met een ERP-systeem van Microsoft Dynamics wordt al uw bedrijfsdata gecentraliseerd. Uw mensen werken op een uniforme manier. Zo maakt u komaf met aparte tools en spreadsheets. Er is voortaan slechts één versie van de waarheid en de kans op fouten verlaagt aanzienlijk! Tijdens het maken van projectcalculaties haalt u bv. uw prijzen rechtstreeks uit de catalogus van uw leverancier. Hierdoor stijgt de efficiëntie in uw installatiebedrijf. 

Naar een betere dienstverlening

Gservice helpt u bij de planning en het opvolgen van uw projecten en service-opdrachten. Met als resultaat een optimale controle van de budgetten, een betrouwbare facturatie en het succesvol opleveren van uw projecten. Dankzij een gestroomlijnde projectadministratie zal ook de efficiëntie van uw dienstverlening verhogen.

Financiële controle

Krijg een volledig zicht op de marge van uw projecten. En hou daarbij altijd de waarde van uw voorraad in het centraal magazijn onder controle, ook bij uw service engineers. Dankzij de financiële module in Gservice heeft u een accuraat zicht op de winst- of verliesmarge van uw projecten en service-opdrachten. Gservice laat bovendien automatische voorraadwaardering toe!

Korte reactie- en oplostijden

Een vlot beheer van de service calls is cruciaal voor uw klanten. Dankzij de mobiele oplossing kan u de voorraad bij elk van uw service engineers tot en met de inkoop in het centrale magazijn optimaal beheren. Door uw verkoop bovendien te versterken met eCommerce en CRM, creëert u duurzame klantenrelaties.

}

Automatiseer de tijdsregistratie

Gservice biedt uw team de nodige flexibiliteit om hun tijdsregistratie rechtstreeks in te geven in het ERP-systeem van Microsoft Dynamics. De projectverantwoordelijke dient enkel nog de uren te valideren. De ingave kan via een mobiele oplossing of via een webinterface. Gservice kan bovendien ook de urenstaten inlezen in het track & trace systeem. 

Visualiseer uw planning

Krijg op elk ogenblik een duidelijk zicht op de planning van uw service engineers. Met een uitgebreide grafische planningsmodule maakt u een match tussen de binnenkomende service calls en de beschikbare service engineers. Ook uw projecten kunnen via deze grafische planningstool ingepland worden, zowel resource planning als Gantt Chart planning.

Stroomlijn al uw activiteiten

Als project- en servicebedrijf zit u in een complexe business. Allicht maakt u gebruik van verschillende bedrijfstoepassingen (Excel, Word, een calculatiepakket, financiële software, een service-applicatie, …) om uw processen in goede banen te leiden.

Door alle project- en serviceactiviteiten te stroomlijnen, weet u bij iedere oproep welke installatie de klant heeft en kan u anticiperen op zijn vragen. Bij dringende interventieaanvragen weet u bovendien meteen waar iedere servicemedewerker zich bevindt. U bent op ieder ogenblik op de hoogte van de status van ieder service order.

Zo maakt u tevreden klanten en behoudt u de winstgevendheid.

Projecten

Van voor- tot nacalculatie

Hoe behoudt u het overzicht over al uw activiteiten, van initiële projectofferte tot de dienst-na-verkoop? Kunt u tijdens de implementatie van een project of de uitvoering van een interventie, de activiteiten van uw technische medewerkers van uur tot uur opvolgen? Heeft uw mobiel team wel vlot toegang tot de meest actuele informatie?

Voorcalculatie
Het welslagen van uw projectactiviteit begint reeds in de calculatiefase. Al dan niet op basis van de meetstaat die door de opdrachtgever wordt aangeleverd, moet u een scherpe prijs kunnen opmaken. Daarvoor moet u beschikken over de meest actuele prijzen bij uw leveranciers.

Individuele items of resources moet u kunnen groeperen tot één samengesteld artikel, waarvoor u zelf één globale verkoopprijs bepaalt. Tenslotte moet uw prijsberekening of offerte voldoende verkoopmarge garanderen om uw rentabiliteit te vrijwaren.

Gservice - voorcalculatie

Voorbereiding

Gaat de klant akkoord met de prijs en gaat hij verder met u in zee, dan wordt vanuit de calculatie automatisch een projectbudget aangemaakt. Voor de diensten in onderaanneming, kan u met Gservice meteen de nodige inkooporders plaatsen. In functie van de bestaande voorraad, kunnen ook voor materialen de nodige inkooporders geplaatst worden. Meteen zal u werk maken van het inplannen van uw resources via het digitaal planbord van Gservice, rekening houdend met de competenties van uw medewerkers. Gservice - projectvoorbereiding

Opvolging

Bij de projectuitvoering zullen uw medewerkers gepresteerde uren en materiaalverbruik nauwgezet op het project registreren. Ook het delen van informatie op verplaatsing is geen probleem meer: dankzij de Mobile Fieldservice van Gservice delen techniekers en backoffice steeds dezelfde up-to-date-informatie, zelfs wanneer er geen netwerk aanwezig is!

De backoffice kan de vordering van de activiteiten van projectmedewerkers op de voet volgen. De integratie tussen het planbord en maps zorgt er zelfs voor dat men de medewerkers op ieder ogenblik op een digitale kaart kan lokaliseren! Omdat prestaties en verbruik online geregistreerd worden, kunnen snel accurate vorderingsstaten opgesteld worden voor de klant.

Nacalculatie

U zal de klant steeds tijdig kunnen factureren op basis van periodieke schijven of vorderingsstaten, terwijl uw administratie in hetzelfde systeem de betalingen zal kunnen opvolgen.

Gservice voorziet verschillende rapporten die u verder op uw maat kan aanpassen. Na beëindiging van de werken kan u via uitgebreide statistieken nagaan of uw uw resources optimaal heeft ingezet en welke opbrengst uw project echt heeft gegenereerd. Gaat u in de toekomst ook onderhoud en service uitvoeren op dezelfde installatie? Dan neemt Gservice, als geïntegreerde toepassing, de volledige projectinformatie naadloos over in uw servicebeheer.

Services

Van aanvraag tot rapport

Na de implementatie van uw project, komt de dienst-na-verkoop op de eerste plaats. Beschikt u over voldoende informatie om bij een interventie-aanvraag proactief op te treden? Heeft uw technieker bij een interventie alle nodige materialen en technische documenten bij? En hoe snel kan u op het einde van de rit factureren om uw cashflow te vrijwaren?

Aanvraag

Na afronding van uw project, is uw dienst-na-verkoop meteen perfect voorbereid op haar taak. Uw dispatching heeft bij een nieuwe service-aanvraag meteen alle informatie ter beschikking die tijdens de projectuitvoering over die installatie of klant werd geregistreerd.

Bij het creëren van een ticket, verliest u dus geen tijd met het opzoeken of opnieuw invoeren van informatie: u tovert meteen alles op het scherm, van de volledige installatiehistoriek tot en met het facturatieadres van uw klant!

Gservice- aanvraag

Planning
Bij de serviceplanning heeft u met het digitaal planbord van Gservice meteen een overzicht welke resources beschikbaar zijn. U kan resources ook selecteren al naargelang hun specifieke competenties voor een specifieke opdracht. Het herplannen van een medewerker naar een nieuwe opdracht, verloopt met één enkele muisklik via het digitaal planbord.

Gservice - Planning

Ook over de materiaalvoorbereiding hoeft u zich met Gservice geen zorgen te maken: u ziet meteen welke materialen in het centrale magazijn in voorraad zijn en plaatst automatisch de nodige inkooporders. Uw techniekers zullen ‘s morgens niet vertrekken zonder eerst alle nodige materialen voor hun interventies van die dag in te laden. U volgt de voorraadsituatie van uur tot uur op – niet alleen in het centrale magazijn, maar ook in de voertuigen van de techniekers.

Gservice - Planning

Uitvoering
Tijdens de interventie registreert de technieker online wanneer zijn opdracht begint en eindigt, inclusief speciale vergoedingen en materiaalverbruik. Werkbonnen hoeven achteraf niet meer manueel ingevoerd te worden!

Ook de uitvoering van metingen en controles is standaard voorzien in Gservice. Het gebruik van gestandaardiseerde vragenlijsten en sjablonen, draagt bij tot de kwaliteit van uw dienstverlening. De backoffice volgt de status van iedere job van uur tot uur op om snel in te spelen op onverwachte situaties en aanvragen.

Gservice - Uitvoering

Dankzij de Mobile Fieldservice van Gservice delen techniekers en backoffice steeds dezelfde up-to-date-informatie. De technieker heeft toegang tot de volledige service- en installatiehistoriek bij de klant, terwijl de backoffice op ieder ogenblik weet waar de technieker zich bevindt en welke de status is van de interventie.

Gservice - Uitvoering

Supply Chain en logistiek
Uw Supply Chain is de centrale draaischijf van uw project- en service-organisatie. Verlopen al uw processen wel gestroomlijnd? Met Gservice ondersteunt u uw voorraad- en magazijnbeheer op alle niveaus.

Goederen kan u automatisch inkopen in functie van de bestaande voorraad. U kan uiteraard projectgebonden gaan inkopen of voor meerdere projecten samen. U kiest zelf voor een rechtstreekse levering op de werf of laat goederen in het magazijn reserveren voor een specifiek project of interventie.

Door het gebruik van handscanners verlopen de activiteiten in het magazijn, van put-away tot picking, nog vlotter. De eenvoudige grafische interface van de handscanners kan eenvoudig aangepast worden aan de specifieke noden van de gebruiker. Het resultaat: minder papierwerk en minder fouten.

Is er geen netwerk beschikbaar? Ook dan blijft u met Gservice gewoon doorwerken: alle informatie wordt geactualiseerd van zodra er terug verbinding is met een netwerk.

Gservice - Supply Chain

Analyses en rapporten
Door met één geïntegreerd systeem als Gservice te werken, beschikt u steeds over alle informatie die u nodig heeft voor uw analyses en rapporteringen. U houdt de vinger aan de pols en kan meteen bijsturen waar nodig. U stelt zelf rapporten samen met meerdere dimensies, binnen Gservice of Excel. Zo weet u over alle klanten, projecten en interventies heen hoe efficiënt u uw resources inzet en wat u er aan het eind van de rit aan overhoudt!

Gservice - Analyses & rapporten

Een betere klantenservice en snellere facturatie bij Hortiplan

Hortiplan, leverancier van installaties voor de glastuinbouw, stapte over naar Microsoft Dynamics NAV in combinatie met de Gservice-module van GMI. Daardoor kan de onderneming nu efficiënter en accurater werken, sneller factureren en de klanten een betere service geven. Er is tijd vrijgekomen voor andere, belangrijke taken zoals de opvolging van leveranciers waardoor de aankoopprijzen gedaald zijn.

Het resultaat: een groeisprong die zonder het nieuwe systeem niet mogelijk was geweest…

Door onze nieuwe software is de opvolging van de service nu een kwestie van 5 minuten in plaats van 2 uur, zodat er meer tijd is voor coördinatie. Dat komt de kwaliteit en efficiëntie van onze 24/7-service ten goede.

Kristel Machtelinckx

Operations Manager, Hortiplan

Laat bedrijfssoftware meteen renderen

Bedrijfssoftware levert pas echt meerwaarde op als alle toepassingen met elkaar samenwerken om bij te dragen tot transparante informatiestromen. Daarom zijn alle GMI-oplossingen gebaseerd op het vertrouwde Microsoft-platform. Zo kan u in één omgeving blijven werken zonder dat u voortdurend moet schakelen van de ene naar de andere toepassing.

Gservice betekent voor uw installatie- of servicebedrijf dan ook veel meer dan het ondersteunen van bedrijfsprocessen alleen (ERP). De oplossing zal ook de document- en werkstromen tussen uw back-office, techniekers en externe partijen in goede banen leiden (ECM). Geïntegreerde en aangepaste rapporteringen leggen de basis voor de juiste beslissingen op strategisch en operationeel niveau (BI). Tenslotte behoort ook een koppeling met CRM tot de mogelijkheden binnen Gservice: zo kan u maximaal doelgericht werken met klanten, leveranciers, partners en relaties.

Dat is waar het GMI 4D Solution Concept voor staat: een totaalbenadering van uw specifieke situatie vanuit processen, klantenrelaties, informatiebehoeften en documentstromen.

Gservice voldoet bovendien aan de hoogste standaard van software-oplossingen die door Microsoft Partners ontwikkeld worden en draagt daarom ook het “Certified for Microsoft Dynamics”-logo. Dit garandeert de kwaliteit van dienstverlening naar onze klanten toe. Bijkomende voorwaarde is dat Gservice bij onze klanten geïmplementeerd werd en effectief in gebruik is. 

Onze klanten aan het woord

Meer dan 450 klanten in België en Nederland maken dagelijks gebruik van onze oplossingen.
Zowel een KMO als een multinational kan bij ons terecht. Lees of bekijk hier hun verhaal.

Sanutal

HVAC-leverancier zocht een nieuwe WMS-oplossing: eenvoudig, ongecompliceerd en makkelijk om het magazijnpersoneel voor op te leiden.

GeoDynamics

Na de introductie van CRM gaat softwareontwikkelaar GeoDynamics voor de implementatie van een samenwerkingsplatform op basis van SharePoint en Office 365.

Vosko

Dé netwerkspecialist van Nederland stapte op een eenvoudige manier van het oude intranet naar een modern samenwerkingsplatform op basis van SharePoint.

Contacteer ons

Nieuwsbrief

Waarom kiezen voor GMI?

Eén bedrijf, één oplossing

U bent één bedrijf; één geïntegreerd systeem is dan ook vanzelfsprekend. GMI group staat met het 4D Solution Concept garant voor een totaalbenadering waarbij, naast ERP, ook Enterprise Collaboration & Content Management (ECM), Business Intelligence (BI) en Customer Relationship Management (CRM) deel kunnen uitmaken van de oplossing die u nodig heeft.

Wij spreken uw taal

Waarom kozen honderden toonaangevende ondernemingen al voor GMI group? Omdat wij begeleiding garanderen door mensen die met beide voeten in de dagelijkse praktijk staan. Wij spreken uw taal en denken actief mee vanuit uw specifieke problematiek!

Uw toekomst veilig gesteld

Gservice werd ontwikkeld binnen het meest betrouwbare en toekomstgerichte softwareplatform van Microsoft. Zo kiest u voor een oplossing die in de toekomst zal blijven evolueren en ondersteund worden door het belangrijkste softwarebedrijf ter wereld.

+32 14 57 49 10

Head Office

Nijverheidsstraat 13, 2260 Oevel, Belgium

Gent Office

Rijvisschestraat 126, 9052 Zwijnaarde, Belgium

Brussels Office

Leuvensesteenweg 613, 1930 Zaventem, Belgium

BE 0458.524.542

onze oplossingen

GMI geïntegreerde oplossingen (Gsolutions)
Gbuild
Gservice
Gtrade
Gfinance

GMI snelle-start-oplossingen
GeCommerce
FleCreaS

uw sector