Vlaamse Oliecentrale
Met één digitaal platform lopen de bedrijfsprocessen gesmeerd
Om zijn groei voor de toekomst te verzekeren en klantgerichter te worden, wilde de Vlaamse Oliecentrale zijn organisatie en processen verder digitaliseren.
GMI (by Alistar) ondersteunde hen in het digitaliseringsproject met de implementatie van Microsoft Dynamics als ERP- en CRM-platform gecombineerd met GeCommerce als B2B-webshop.
Sector:
distributie
Profiel:
De Vlaamse Oliecentrale (VOC) is actief in de verkoop van brandstoffen en smeermiddelen en aan particulieren en bedrijven en is hoofdverdeler van Shell-smeermiddelen
Oplossing:
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Sales (CRM)
GeCommerce
Samen met GMI group schrijft VOC nu een nieuw digitaal verhaal met een ERP- en CRM-systeem, waaraan ook een webshop wordt gekoppeld. “Op deze manier zijn we weer helemaal bij de tijd en klaar voor de toekomst”, aldus zaakvoerder Jelle Pynaerts.
De experts van GMI hebben bij onze medewerkers gedetecteerd welke noden we precies hadden en hoe die vertaald konden worden in digitale processen.
Een gefragmenteerd verkoopslandschap
“Eén van onze grootste uitdagingen daarbij is dat het verkoopslandschap hoe langer hoe meer gefragmenteerd raakt. In de B2B-verkoop van smeermiddelen zijn er bedrijven die nog altijd telefonisch bestellen nadat ze een advertentie hebben gezien. Daarnaast zijn er vertegenwoordigers die grote klanten bezoeken voor klassieke verkoop. En we hebben ook de eerste stappen gezet met een webshop om online verkoop te stimuleren en in te spelen op de vraag naar digitale tools.”
GMI by Alistar: nabijheid en expertise
Het familiebedrijf investeerde jaren geleden al in software om zijn operaties te beheren. Maar een nieuw digitaliseringstraject drong zich op. Jelle Pynaerts: “We hadden destijds goede systemen, maar de technologie raakte verouderd en de ondersteuning viel ook geleidelijk aan weg. Daarom gingen we op zoek naar een IT-dienstverlener die ons kon helpen om onze processen bij de tijd te brengen en efficiënter te maken. Na een marktbevraging beslisten we in zee te gaan met GMI. Zij zijn in de buurt gevestigd en hadden een mooi voorstel uitgewerkt om een nieuw ERP- en CRM-pakket te combineren. Ze hebben de nodige expertise, maar begrijpen onze business ook heel goed.”
Het ERP-pakket Microsoft Dynamics 365 Business Central bleek het meest aangewezen voor de Vlaamse Oliecentrale. “Het was meteen duidelijk dat dit de juiste oplossing bood voor de complexiteit van onze business, waarbij je twee heel verschillende doelgroepen hebt – particulieren en bedrijven – met aparte verkoopsprocessen en specifieke aandachtspunten voor de facturatie, rond accijnzen en fiscaliteit. Met Business Central konden we hier gemakkelijk en flexibel op inspelen.”
De implementatie verliep vlot. “De experts van GMI hebben de medewerkers die van onze systemen gebruik maken uitgebreid bevraagd, zodat ze konden detecteren welke noden we precies hadden en hoe die vertaald konden worden in digitale processen. Ik denk dan specifiek aan gespreide betalingen of de taksen op brandstoffen. Ze hebben ons ook de mogelijkheden van Business Central leren kennen, interessante tools getoond en ons stap voor stap door de hele implementatie geleid.”
Alles georganiseerd in één flow
Voor Hans Vangeel, senior consultant bij GMI, was dit een boeiend traject. “We hebben goed geluisterd naar de uitdagingen van de Vlaamse Oliecentrale: met een heel divers productgamma enerzijds, een breed portfolio aan klanten anderzijds en de complexiteit in de processen daarrond. Onze opdracht was om dat alles samen te brengen in één oplossing waarbij zowel de ERP- als CRM-functionaliteiten gekoppeld werden met de webshop GeCommerce. Alle toepassingen hebben we dus op één cloudplatform gebundeld. Ze werken bovendien naadloos samen.”
De ambitieuze doelstellingen en open communicatie van VOC hebben ons geholpen om de lat hoog te leggen en hier een succes van te maken.
De cloud als opstap naar de toekomst
“Ook het feit dat we in de cloud kunnen werken, vonden we een voordeel”, gaat Pynaerts verder. “Zo zijn we zeker dat we een betrouwbaar en schaalbaar systeem hebben, dat onze programma’s steeds up-to-date zijn en dat we zullen kunnen inspelen op nieuwe technologische evoluties, bijvoorbeeld rond automatisering, machine learning en artificiële intelligentie. Microsoft is daarin nog altijd een trendsetter.”
Dat toekomstperspectief is belangrijk voor VOC. “We willen een fygitaal bedrijf worden en het beste van het fysieke en het digitale combineren. Zo zal de communicatie in de toekomst gebeuren zoals de klant het zelf verkiest: via digitale bestanden, een chatbot of desgewenst op papier. Daarnaast is mijn droom dat de boekhouding volledig geautomatiseerd zou kunnen verlopen en dat we daardoor onze medewerkers veel meer kunnen inzetten voor contact met en dienstverlening aan onze klanten. Daarbij verwacht ik ook veel van AI”, vervolgt Jelle nog…
In de toekomst zal de verkoop aan grote klanten allicht grotendeels worden overgenomen door interacties tussen onze AI-agent en die van de klant. Dat is toekomstmuziek, maar op zijn minst hebben we nu al de basis gelegd die dat mogelijk zal maken.
Snel starten met CRM?
Met onze CRM Sprint introduceer je op een laagdrempelige manier de kracht van Microsoft Dynamics 365 binnen jouw organisatie.
Jouw commerciële teams starten op enkele dagen tijd met de standaardfunctionaliteiten die ze nodig hebben.
Van verkoop, marketing tot service. Alles vanuit één gecentraliseerde omgeving.
Wat is een CRM Sprint?
Snelle opzet
op korte tijd geïmplementeerd, zonder omslachtige analyse
Directe meerwaarde
de vooraf ingestelde CRM-omgeving biedt meteen meerwaarde voor jouw organisatie
Eenvoudige adoptie
Lees ook
Henco Industries
DYWIDAG
SLV Nederland
Elicio
Waarom kiezen voor GMI?
- Eén bedrijf, één oplossing
Jij bent één bedrijf; één geïntegreerd systeem is dan ook vanzelfsprekend. GMI group staat met het 4D Solution Concept garant voor een totaalbenadering waarbij - naast ERP en CRM - ook digitale samenwerkingsplatformen (ECM), centraal documentbeheer (DMS), document handling en BI deel kunnen uitmaken van de oplossing die jij nodig hebt.
- Wij spreken jouw taal
Waarom kozen honderden toonaangevende ondernemingen al voor GMI group? Omdat wij begeleiding garanderen door mensen die met beide voeten in de dagelijkse praktijk staan. Wij spreken je taal en denken actief mee vanuit jouw specifieke problematiek!
- Je toekomst veilig gesteld
Wij bieden oplossingen die ontwikkeld zijn binnen het meest betrouwbare en toekomstgerichte softwareplatform van Microsoft. Zo kies je voor een oplossing die in de toekomst zal blijven evolueren, samen met een netwerk van partners waar GMI group toonaangevend is.
- Onze mensen maken het verschil
95 GMI-ers zorgen dagelijks voor uw automatisatie met verstand van zaken. Wij investeren permanent in kennis en kunde en zorgen voor een feel good cultuur bij onze mensen... want zij maken nu eenmaal het verschil.
- Samen sterk met Alistar
Sinds mei 2024 maakt GMI deel uit van Alistar. Deze bestaat uit meerdere sterke spelers die samen dé uitdager willen zijn in de Europese IT-en business applicatiemarkt. Onze klanten kunnen rekenen op expertise in Microsoft-technologie zoals Dynamics 365 (ERP en CRM), Microsoft 365, Power BI, e-Business, Cyber Security, IT-beheer en AI (Copilot).