OTN Systems

Microsoft Dynamics NAV draagt bij tot betere projectopvolging bij telecomspeler.

OTN Systems was op zoek naar een nieuwe bedrijfsoplossing, die op korte termijn geïmplementeerd kon worden en een goede opvolging zou garanderen van de complexe projectactiviteiten van het telecombedrijf.

Op korte tijd werd met Dynamics NAV een integrale oplossing voor projectbeheer op punt gezet.

Sector:
telecommunicatie

Profiel:
ontwerpt, produceert en verkoopt oplossingen voor netwerkcommunicatie via optische vezel voor spraak-, data- en videotoepassingen

Oplossing:
Microsoft Dynamics NAV
JetReports

Het in Herentals gevestigde telecombedrijf OTN Systems ontwerpt, produceert en verkoopt oplossingen voor open netwerkcommunicatie via optische vezel. Het bedrijf richt zich naar specifieke marktsegmenten: metrosystemen, spoorwegen, autosnelwegen, nutsbedrijven, luchthavens en grote industriële bedrijven.

De productcomponenten van OTN Systems worden buitenshuis bij gespecialiseerde firma’s geproduceerd, waarna ze in de hoofdzetel in Herentals verder geconfigureerd worden. 90% van de afgewerkte producten van OTN Systems zijn bestemd voor de export naar meer dan 70 landen.

Voor ons was een snelle en gefaseerde implementatie noodzakelijk, en van bij het begin voelden wij dat GMI group bereid was om met ons mee te denken om deze doelstelling te realiseren.

Danny Wouters

VP Supplier Management & MoO, OTN Systems

De wortels van OTN Systems gaan 20 jaar terug, toen het als R&D afdeling binnen de bekende groep Siemens-Atea actief was. Als aparte business unit kende OTN Systems jarenlang een sterke groei. Nadat in 2007 echter beslist werd om de carrier-activiteiten van Siemens en Nokia samen te brengen in een nieuwe groep Nokia Siemens Networks, drong zich voor OTN Systems, dat zich richt op specifieke non-carrier activiteiten, een beslissing op. In 2008 kwam OTN Systems dan ook als zelfstandig bedrijf terecht onder de vleugels van hoofdaandeelhouder Gimv. OTN Systems haalt vandaag met 100 werknemers een omzet van ongeveer 20 miljoen euro.

Nieuwe bedrijfsoplossing voor projectactiviteiten

Tot midden 2008 gebruikte OTN Systems het ERP systeem van Nokia Siemens Networks (SAP). De verzelfstandiging betekende echter dat OTN Systems voortaan op een eigen oplossing beroep zou moeten doen. In april 2008 werd het startschot gegeven voor de zoektocht naar een nieuw ERP-systeem en een externe consultant stelde, samen met het management van OTN Systems, een lastenboek op.

De eerste vereiste in het lastenboek was dat de nieuwe oplossing een goede ondersteuning moest bieden voor een efficiënte financiële opvolging van de complexe projectactiviteiten bij OTN Systems. Danny Wouters, VP Supplier Management & MoO bij OTN Systems: “Typisch voor ons bedrijf zijn de lange en complexe projecten waarbij wij moeten factureren op bepaalde afgesproken mijlpalen. Van cruciaal belang is dan ook dat ons ERP systeem ons een perfecte logistieke, technische en financiële opvolging toelaat in termen van ‘percentage of completion’.”

Een tweede belangrijke vereiste in het lastenboek, was de ondersteuning van de internationale verkoop. “OTN Systems heeft kantoren in het buitenland, en ook die moeten door de nieuwe software volledig geïntegreerd ondersteund worden”, aldus Danny Wouters.

Huzarenstuk door GMI group

Eén maand na de kick-off van het project, in mei 2008, viel de definitieve keuze op GMI group. Danny Wouters: “We konden ons meteen vinden in de manier van werken van GMI group. Hun medewerkers vatten meteen de koe bij de horens, zonder er al te veel woorden aan vuil te maken. Voor ons was een snelle en gefaseerde implementatie noodzakelijk, en van bij het begin voelden wij dat GMI group bereid was om met ons mee te denken om deze doelstelling te realiseren. Het feit dat GMI group dicht in de buurt een kantoor heeft, speelde ook een rol in onze beslissing.”

De nodige resources werden snel vrijgemaakt, en na minder dan twee maanden, in juli 2008, kon OTN Systems live gaan met de eerste fase van het project: de financiële module en een groot deel van het projectbeheer. In fase twee, afgerond in december 2008, volgden de modules voor logistiek, aankoopbeheer, voorraad en de rest van het projectbeheer. Vanaf dat ogenblik draaide OTN Systems op een volledig autonoom bedrijfssysteem. Vandaag werken 30 gebruikers op Microsoft Dynamics NAV, die op een Microsoft SQL Server database draait.

Danny Wouters: “Belangrijk is dat wij vandaag een oplossing voor projectbeheer in huis hebben, die de belangen van alle betrokken partijen behartigt: onze toeleveranciers, distributiekanalen, klanten en onze interne organisatie.”

Alain Buyse, VP Finance: “Ik ben vooral bijzonder enthousiast over het inzicht dat Microsoft Dynamics NAV, in combinatie met de rapporteringsoplossing JetReports, mij verschaft over de financiële aspecten van onze business.”

ICT Outsourcing

OTN Systems koos bewust voor een unieke aanpak van het beheer van haar ICT-infrastructuur en bedrijfsoplossing: in plaats van zelf servers te installeren, koos OTN Systems voor een volledige outsourcing van de volledige ict. Alle servers van het bedrijf (web, mail, fileserver en printserver) bevinden zich in een extern datacenter.

“De veiligste plaats voor onze bedrijfskritische gegevens, is niet bij OTN Systems zelf, maar in een extern datacenter. En wij kunnen rekenen op onmiddellijke en professionele support door onze informaticapartner.”

Toekomst

Ondertussen is ook de derde fase van het project van start gegaan: de CRM-module van Microsoft Dynamics NAV moet zorgen voor een goede opvolging van de verkoopsactiviteiten van een twintigtal commerciële medewerkers in binnen- en buitenland.

“Daarnaast bekijken we Microsoft SharePoint als een mogelijke oplossing voor onze collaboration– en document management behoeften.”

Wij beschikken over de voordelen van een volwaardige informaticaoplossing voor een simpele vaste kost per maand, zonder eigen servers én zonder eigen ict medewerkers. Voor een KMO is dat ideaal.

Danny Wouters

VP Supplier Management & MoO, OTN Systems

Lees ook

GeoDynamics

Na de introductie van CRM gaat softwareontwikkelaar GeoDynamics voor de implementatie van een samenwerkingsplatform op basis van SharePoint en Office 365.

Vosko

Dé netwerkspecialist van Nederland stapte op een eenvoudige manier van het oude intranet naar een modern samenwerkingsplatform op basis van SharePoint.

Wilt u meer informatie over de oplossingen die we aanbieden voor uw specifieke uitdagingen? Of bent u geïnteresseerd in onze aanpak? Vul dan uw gegevens in om een afspraak voor een demo of kennismaking in te plannen.

Graag bespreken we hoe we uw zakelijke automatiseringswensen samen kunnen waarmaken.

Schrijf u in op onze nieuwsbrief

Contacteer ons

Hoofdkantoor

Nijverheidsstraat 13
2260 Oevel (Westerlo)

+32 14 57 49 10

BE 0458 524 542

Gent

De Pintelaan 347a
9000 Gent

Brussel

Leuvensesteenweg 613
1930 Zaventem