Sowepo

Hopscheuten en Dynamics NAV: sociale werkplaats innoveert op alle gebieden

De sociale werkplaats Sowepo had nood aan een geïntegreerd informaticasysteem, waardoor ze zicht konden krijgen op de reële winstgevendheid van iedere opdracht voor de organisatie.

Microsoft Dynamics NAV was de oplossing.

Sector:
non-profitorganisaties

Profiel:
sociale werkplaats met 156 werknemers

Oplossing:
Microsoft Dynamics NAV

De missie van Sowepo: zoveel mogelijk doelgroepwerknemers, die het moeilijk hebben op de arbeidsmarkt, opnieuw een plaats in de maatschappij te bezorgen door aangepaste arbeid.

Sowepo biedt haar klanten een breed scala aan diensten: van de assemblage van verlichtingsarmaturen en de productie van palletten tot de verpakking van voedingswaren – zowel in de eigen ateliers als bij de klant zelf.

Flexibiliteit is dé troef waarmee Sowepo bij klanten uitpakt. De grote variatie aan diensten die het bedrijf biedt, moet echter tot stand worden gebracht met zeer diverse werknemersprofielen. Zo kan voor een specifieke taak het verschil tussen de productiviteit van de ene en de andere werknemer soms verschillen met een factor drie! Het gevolg is duidelijk: optimalisering en efficiëntieverbetering staan dagelijks op de agenda van Sowepo.

Walter Bilcke, algemeen directeur van Sowepo: “De challenge is: hoe kunnen wij onze processen optimaliseren en nog flexibeler inspelen op de vraag van onze klanten? Wij hebben de voorbije jaren belangrijke stappen gezet in professionalisering. Informatiseren is daar een essentieel onderdeel van.”

Wij beschikken niet over een eigen ICT-afdeling. De keuze voor een ICT-partner die men voor de volle 100% kan vertrouwen, is dan des te belangrijker. Met GMI group klikte het meteen.

Walter Bilcke

Algemeen Directeur, Sowepo

Over innoveren met hopscheuten

Bij Sowepo zit innovatie diep in de genen gebakken. Enkele jaren geleden bouwde het bedrijf – onder impuls van Walter Bilcke – een gloednieuwe activiteit uit: onder het merk “Houblonesse” worden diverse producten op basis van hopscheuten gecommercialiseerd.

Walter Bilcke: “Hopscheuten zijn een fantastisch product waar de Westhoek best fier op mag zijn. Voor de landbouwers in de streek bleek het echter niet gemakkelijk om een afzetmarkt te vinden voor hun product, dat bovendien sterk seizoensgebonden is. Zo kwam ik op het idee om met Sowepo diverse producten op basis van hop op de markt te brengen. Vandaag kennen onze jenever, onze pralines en onze kaas een groeiend succes!”

… maar ook met ICT

Hetzelfde enthousiasme kenmerkt ook het verhaal van Walter Bilcke wanneer hij het heeft over de informatisering van Sowepo: “Toen ik in 2010 tot het bedrijf toetrad, trof ik een diversiteit aan softwaretoepassingen aan. Van offerte naar factuur moest je sommige gegevens tot driemaal invoeren! We hadden ook geen kijk op de winstgevendheid van de opdrachten voor onze klanten,” legt hij uit.

Al snel werd de knoop doorgehakt: er zou één geïntegreerd softwaresysteem komen. Na een selectietraject bleven twee oplossingen over in de shortlist: SAP All-in-One en Microsoft Dynamics NAV. Waarom de keuze voor deze laatste oplossing? “Microsoft Dynamics NAV was beter afgestemd op een KMO als de onze door zijn gebruiksvriendelijkheid. Bovendien beschikken wij niet over een eigen ICT-afdeling. De keuze voor een ICT-partner die men voor de volle 100% kan vertrouwen, is dan des te belangrijker. Met GMI group klikte het meteen.”

Integreren, automatiseren, informatiseren

Walter Bilcke onderscheidt drie stappen bij de invoering van Microsoft Dynamics NAV: integreren, automatiseren en informatiseren.

De eerste fase van het implementatietraject bestond uit het integreren van bestaande processen voor inkoop, verkoop en financiën. Bovenaan het verlanglijstje van Sowepo stond een eenvoudige, doch ambitieuze doelstelling: een “agile” organisatie worden.

In een tweede fase wilde Sowepo een stap verder gaan door bepaalde processen, die voorheen manueel gebeurden, te automatiseren. Zo werd een automatische jobscanning ingevoerd: iedere werknemer dient de begin- en de eindtijd van zijn opdrachten elektronisch te registreren. Deze gegevens worden automatisch doorgestuurd naar Microsoft Dynamics NAV, waar ze tot waardevolle rapporten worden verwerkt.

Walter Bilcke ontkent niet dat er initieel bij sommige personeelsleden best wel weerstand was tegen wat ze in eerste instantie ervoeren als een extra controlemiddel. Vandaag zijn de meningen echter unaniem positief: “Dankzij de scanningrapporten kunnen de werkleiders de juiste mensen op de juiste job zetten. Wat vroeger een controlemiddel leek, is nu een hulpmiddel geworden om ons werk beter uit te voeren. Daar vaart iedereen wel bij.”

Daarnaast werden ook interfaces gebouwd tussen Microsoft Dynamics NAV en de systemen van sommige klanten. Een belangrijke klant stuurt zo inkooporders rechtstreeks door naar Microsoft Dynamics NAV, waar ze met enkele muisklikken verwerkt worden tot een productie-opdracht.

Van rapporten naar Management Dashboards

Onder het label “informatiseren” categoriseert Walter Bilcke de derde fase van het project: het actief benutten van waardevolle informatie uit het systeem om het bedrijf aan te sturen. Walter Bilcke: “Sowepo werkt met lage winstmarges. Bovendien is er een enorme diversiteit tussen de werknemers. Om deze redenen is een nauwgezette opvolging van productietijden en winstmarges van levensbelang, willen we concurrentieel blijven.”

Sowepo maakt vandaag intensief gebruik van de analysemogelijkheden die Microsoft Dynamics NAV biedt. “De rapporten leveren ons een schat aan informatie op. Wij weten exact hoeveel tijd nodig is om een bepaalde opdracht af te werken en hoeveel wij eraan verdienen. Dezelfde informatie is bovendien essentieel om in de toekomst nauwkeuriger offertes en budgetten op te maken,” legt Walter Bilcke uit.

In de nabije toekomst plant Sowepo de invoering van GMI |Analytics| waarbij gebruik zal gemaakt worden van de Business Intelligence-tool Jet Enterprise. Via Management Dashboards met sleutelindicatoren (KPI’s) wil Walter Bilcke zo de prestaties van de organisatie van uur tot uur opvolgen.

Door op een professionele manier te automatiseren speelt Sowepo een voortrekkersrol in de sociale economie. De intensieve samenwerking met onze ICT-partner, GMI group, is daarbij van onschatbare waarde gebleken.

Walter Bilcke

Algemeen Directeur, Sowepo

Lees ook

Roland Europe Group

Dankzij de perfecte koppeling met het Warehouse Management System en Microsoft Dynamics NAV verwerkt Roland dagelijks duizenden transacties.

SproFit

Orthopedisch specialist kan potentiële en bestaande klanten voortaan beter opvolgen en centraliseren met Dynamics CRM.

Novolab

Gestructureerde processen voor lead generation, commerciële opvolging en services met Microsoft Dynamics CRM.

Contacteer ons

Nieuwsbrief

Waarom kiezen voor GMI?

Eén bedrijf, één oplossing

U bent één bedrijf; één geïntegreerd systeem is dan ook vanzelfsprekend. GMI group staat met het 4D Solution Concept garant voor een totaalbenadering waarbij, naast ERP, ook Enterprise Collaboration & Content Management (ECM), Business Intelligence (BI) en Customer Relationship Management (CRM) deel kunnen uitmaken van de oplossing die u nodig heeft.

Wij spreken uw taal

Waarom kozen honderden toonaangevende ondernemingen al voor GMI group? Omdat wij begeleiding garanderen door mensen die met beide voeten in de dagelijkse praktijk staan. Wij spreken uw taal en denken actief mee vanuit uw specifieke problematiek! Kortom, we bespreken samen met u uw zakelijke automatiseringswensen en helpen ze graag waar te maken.

Uw toekomst veilig gesteld

Onze oplossingen worden ontwikkeld binnen het meest betrouwbare en toekomstgerichte softwareplatform van Microsoft. Zo kiest u voor een oplossing die in de toekomst zal blijven evolueren en ondersteund worden door het belangrijkste softwarebedrijf ter wereld.

+32 14 57 49 10

Head Office

Nijverheidsstraat 13, 2260 Oevel, Belgium

Gent Office

Rijvisschestraat 126, 9052 Zwijnaarde, Belgium

Brussels Office

Leuvensesteenweg 613, 1930 Zaventem, Belgium

BE 0458.524.542

onze oplossingen

GMI geïntegreerde oplossingen (Gsolutions)
Gbuild
Gservice
Gtrade
Gfinance

GMI snelle-start-oplossingen
GeCommerce
FleCreaS

uw sector