VIVES

Hogeschool bracht meer controle, automatisering en klantgerichtheid in het financieel-administratief beheer

VIVES koos voor Microsoft Dynamics NAV als financieel-administratieve backoffice-oplossing. Alle specifieke optimalisatienoden, belangrijk voor een hogeschool, zijn erin opgenomen.

Sector:
onderwijs

Profiel:
hogeschool in West-Vlaanderen

Oplossing:
Microsoft Dynamics NAV in combinatie met GMI Advanced Finance (Gfinance)

VIVES maakte tot voor de implementatie van GMI Advanced Finance gebruik van een veelheid aan softwaretoepassingen die naast elkaar draaiden zonder dat er telkens sprake was van een echte integratie. Naast een DOS-gebaseerd boekhoudpakket, werd een applicatie in Access ingezet voor de studentenfacturatie. De studenten- en personeelsadministratie gebeurden toen via de software van Informat. Tot slot werd voor het order- en budgetbeheer nog een andere toepassing gedraaid.

Mario De Brabander, Head of Finance bij VIVES: “De verouderde softwaretoepassingen leidden tot te veel manuele operaties en eigen IT ondersteuning: klant- en personeelsgegevens moesten bij wijziging gekopieerd of opnieuw ingevoerd worden op diverse plaatsen + de diverse softwaretoepassingen hadden elk hun eigen typische IT onderhoud en opvolging van doen.”

In 2012 besliste het management van VIVES om het roer om te gooien en uit te kijken naar een oplossing die zoveel mogelijk functionaliteiten van de randapplicaties in één softwarepakket kon bundelen en bovendien gemakkelijk geïntegreerd kon worden met de overblijvende softwaretoepassingen SAP en Informat.

“Via contacten met andere hogescholen kwamen we al snel bij Microsoft Dynamics NAV terecht. Een demonstratie bij de Karel de Grote-Hogeschool in Antwerpen kon ons ervan overtuigen dat GMI group echt wel vertrouwd is met de problematiek van een onderwijsinstelling”, vertelt Mario De Brabander.

Met GMI Advanced Finance – de totaaloplossing voor efficiëntieverbetering in financieel-administratieve organisaties – verwerken wij duizenden bestelaanvragen (en bijhorende facturen), kosten- en ereloonnota’s per jaar.

Mario De Brabander

Head of Finance, VIVES

Tienduizenden aanrekeningen en verkoopfacturen per jaar

VIVES verwerkt jaarlijks tienduizenden aanrekeningen en verstuurt jaarlijks duizenden verkoopfacturen. Deze omvatten studiegelden, kosten van studiereizen, fotokopies, internetgebruik, laboproducten, specifiek opleidingsmateriaal enz. Zo ontvangt elk van de 13.000 studenten bij VIVES jaarlijks meerdere facturen. Reken daarbij de nog duizenden navormingsstudenten per jaar, die vanuit het bedrijfsleven, post initiële vormingen kunnen volgen en het belang van het verkoopgegeven is geschetst.

Dat er tijdens het facturatietraject rekening moet gehouden worden met tientallen parameters, wordt best geïllustreerd door de complexe organisatie van een hogeschool: elk van de vier departementen bij VIVES telt zelf meerdere basisopleidingen, iedere basisopleiding telt meerdere afstudeerrichtingen, klasgroepen, … per jaar. Naast het onderwijsgegeven als 1ste pijler in de opdrachtverklaring van elke hogeschool dient de hogeschool ook structuren en programma’s op te zetten in het kader van maatschappelijke dienstverlening en onderzoek. Ook deze 2de en 3de pijler brengen een grote stroom aan financiële diversiteit en opvolging met zich mee.

 

Mario De Brabander: “Voor ons was een essentiële vereiste in het lastenboek voor het nieuwe softwaresysteem, dat de vaak honderden facturen simultaan in batch konden aangemaakt worden op basis van een hele reeks selectiecriteria: departementen, basisopleidingen, klasgroepen, individuele trajecten, enz.”

GMI Advanced Finance, het door GMI group verdeelde totaalsysteem voor uitgebreid financieel-administratief beheer met Microsoft Dynamics NAV als backbone, blijkt perfect opgewassen tegen die complexe taak. Aan iedere student worden in de applicatie een aantal parameters – departement, opleiding, klasgroep, jaar, enz. – toegekend. Bij de batch-facturatie kan heel snel een selectie gemaakt worden op basis van deze criteria. Op dezelfde manier worden ook de tientallen navormingen en bijscholingen, die ieder jaar door VIVES worden georganiseerd, telkens in één beweging gefactureerd voor iedere groep van studenten.

GMI group realiseerde daarnaast alle integraties met andere toepassingen die – mede als gevolg van de associatie met KU Leuven – nog steeds worden ingezet. Zo kunnen dagelijks alle studenten- en personeelsgegevens uit SAP en Informat geïmporteerd worden in Microsoft Dynamics NAV (semi of full automatisch). Deze werkwijze stelt iedereen die werkt binnen Microsoft Dynamics NAV de meest up to date basisinformatie ter beschikking.

Efficiënt aanmaningenbeleid

De duizenden facturen per jaar betekenen ook dat VIVES een gigantisch volume aan betalingen moet opvolgen. De elektronische bankafschriften in de vorm van CODA-bestanden, worden in GMI Advanced Finance opgeladen, waar het gebruik van gestructureerde mededelingen toelaat om het overgrote deel van de facturen automatisch af te punten.

Voor wie te laat betaalde, was er in het verleden niet echt een formele aanmaningsprocedure voorhanden: een rappel – meestal niet meer dan een kopie van de factuur – werd enkel verstuurd wanneer er tijd voor was. Met de invoering van de nieuwe financieel-administratieve software koos VIVES eveneens voor een nieuwe aanpak: GMI Advanced Finance helpt nu de hogeschool om een gepersonaliseerd aanmaningenbeleid te voeren.

In het systeem werden voor VIVES drie verschillende niveaus van aanmaningen gedefinieerd. In functie van het aantal dagen waarmee de betalingstermijn wordt overschreden, creëert GMI Advanced Finance in één beweging een aanmaningsvoorstel voor de juiste selectie. De vermelding van een gestructureerde mededeling op de diverse aanmaningsbrieven, is een extraatje dat naast het afpunten van de betaling van individuele facturen ook voorziet in de automatische afpunting van de bedragen vermeld op de aanmaning. Maw ook hier wordt zoveel als mogelijk de kaart van automatisering gekozen.

“Niet alleen onze cashflow moet er wel bij varen; de uitgewerkte procedure draagt ook bij tot een beter interne controle en professioneler imago”, voegt Mario De Brabander eraan toe.

Duizenden bestelaanvragen gedecentraliseerd verwerken

VIVES maakt eveneens dankbaar gebruik van de web-gebaseerde besteltoepassing, GMI ePO, die GMI group ontwikkelde in samenspraak met de hogeschool. Deze ondersteunt de integrale aankoopprocedure, van bestelaanvraag tot order.

Wat deze oplossing volgens Mario de Brabander uniek maakt, is de link met het budgetbeheer. Een medewerker krijgt bij het indienen van een bestelaanvraag enkel toegang tot die budgetten die hem toegewezen zijn. Het systeem controleert automatisch het nog beschikbare budget, een voorwaarde om de budgetaanvraag te kunnen aanmaken. De nieuwe aanvraag gaat dan een elektronisch goedkeuringstraject in alvorens terecht te komen bij de besteldienst die het order plaatst bij de leverancier.

Mario De Brabander: “VIVES verwerkt duizenden bestelaanvragen per jaar. GMI ePO heeft ons toegelaten om onze aankoopprocedure op een veilige manier te decentraliseren naar de verschillende departementen/locaties. Het creëren van de bestelaanvragen, maar ook het controleren van de levering, gebeurt dus door de betrokken medewerkers zelf.”

Eenvoudige, volledige, juiste en tijdige managementrapportering

Als financieel verantwoordelijke stelt Mario De Brabander vooral het gemak op prijs waarmee met hun nieuwe financieel-administratief systeem managementrapporteringen kunnen gecreëerd worden: “GMI Advanced Finance maakt het heel eenvoudig om data te exporteren naar MS Excel en daar je eigen rapporten te beheren.”

Vooral budgetrapporteringen worden intensief gebruikt. “We hebben op ieder ogenblik zicht op het reële budget dat nog beschikbaar is, omdat GMI Advanced Finance niet alleen rekening houdt met wat al uitgegeven is, maar ook met de geplaatste bestellingen én met de lopende bestelaanvragen”, licht Mario De Brabander toe.

Blik op de toekomst

VIVES – lid van de Associatie KU Leuven – werkt al een tijdje aan een beleid dat zich ook op ICT-gebied weerspiegelt. Recent vloeiden KATHO en VIVES samen onder een nieuwe naam: Katholieke Hogeschool Vives. De nieuwe entiteit telt nu 13.000 studenten, gespreid over 6 steden: Brugge, Kortrijk, Roeselare, Oostende, Tielt en Torhout.

Vives beoogt een toekomstgericht beleid rond innovatie, kennisvalorisatie, praktijkgericht onderzoek en maatschappelijke dienstverlening, met een sterke interactie tussen professioneel en academisch gerichte opleidingen.

Vandaag worden de resultaten van de invoering van GMI Advanced Finance bij VIVES op verschillende domeinen steeds meer tastbaar. Er kunnen met dezelfde groep medewerkers meer taken behartigd worden, waar vroeger niet steeds de tijd of ruimte voor was. Het geïntegreerd systeem zorgt daarenboven voor een grote meerwaarde op vlak van up to date dataverwerking en -consultatie in alle gelinkte toepassingen.

Volgens Mario De Brabander is GMI Advanced Finance als platform echter zo rijk, dat men niet alle mogelijkheden ervan meteen kan leren kennen of gebruiken: “De basis is gelegd, het is nu aan ons om alle opportuniteiten te analyseren en deze in ons voordeel om te buigen. Of om het met de woorden van GMI’ers te zeggen: de waardecreatie is ongoing.”

Vol lof

Mario De Brabander is tenslotte vol lof over de samenwerking met GMI group: “De uitstekende relatie met GMI group heeft mee bijgedragen tot een migratie die bijna feilloos verlopen is. Zo konden wij tijdens en na de implementatie bijna dagelijks rekenen op de hulp van een GMI-medewerker ter plaatse. Ook de expertise van GMI group heeft ons kunnen bekoren: men weet daar echt wel wat boekhouding en financieel beheer is!”

De expertise van GMI group heeft ons kunnen bekoren: men weet daar echt wel wat boekhouding en financieel beheer is.

Mario De Brabander

Head of Finance, VIVEs

Lees ook

GeoDynamics

Na de introductie van CRM gaat softwareontwikkelaar GeoDynamics voor de implementatie van een samenwerkingsplatform op basis van SharePoint en Office 365.

Vosko

Dé netwerkspecialist van Nederland stapte op een eenvoudige manier van het oude intranet naar een modern samenwerkingsplatform op basis van SharePoint.

Contacteer ons

Nieuwsbrief

Waarom kiezen voor GMI?

Eén bedrijf, één oplossing

U bent één bedrijf; één geïntegreerd systeem is dan ook vanzelfsprekend. GMI group staat met het 4D Solution Concept garant voor een totaalbenadering waarbij, naast ERP, ook Enterprise Collaboration & Content Management (ECM), Business Intelligence (BI) en Customer Relationship Management (CRM) deel kunnen uitmaken van de oplossing die u nodig heeft.

Wij spreken uw taal

Waarom kozen honderden toonaangevende ondernemingen al voor GMI group? Omdat wij begeleiding garanderen door mensen die met beide voeten in de dagelijkse praktijk staan. Wij spreken uw taal en denken actief mee vanuit uw specifieke problematiek! Kortom, we bespreken samen met u uw zakelijke automatiseringswensen en helpen ze graag waar te maken.

Uw toekomst veilig gesteld

Onze oplossingen worden ontwikkeld binnen het meest betrouwbare en toekomstgerichte softwareplatform van Microsoft. Zo kiest u voor een oplossing die in de toekomst zal blijven evolueren en ondersteund worden door het belangrijkste softwarebedrijf ter wereld.

+32 14 57 49 10

Head Office

Nijverheidsstraat 13, 2260 Oevel, Belgium

Gent Office

Rijvisschestraat 126, 9052 Zwijnaarde, Belgium

Brussels Office

Leuvensesteenweg 613, 1930 Zaventem, Belgium

BE 0458.524.542

onze oplossingen

GMI geïntegreerde oplossingen (Gsolutions)
Gbuild
Gservice
Gtrade
Gfinance

GMI snelle-start-oplossingen
GeCommerce
FleCreaS

uw sector