Vives

Vives (de vroegere Katholieke Hogeschool Brugge Oostende (KHBO)) implementeerde Gfinance en bracht meer controle, automatisering en klantgerichtheid in het financieel-administratief beheer

“Met Gfinance – de totaaloplossing van GMI group voor efficiëntieverbetering in financieel-administratieve organisaties – verwerken wij duizenden bestelaanvragen (en bijhorende facturen), kosten- en ereloonnota’s per jaar.”
Mario De Brabander, Head of Finance

De Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende telt circa 4.000 studenten, verspreid over 2 campussen. In de nabije toekomst volgt wellicht een officiële fusie met de Katholieke Hogeschool Zuid-West-Vlaanderen. De nieuwe entiteit, Katholieke Hogeschool Vives, zal 13.000 studenten tellen, verspreid over 6 West-Vlaamse steden.

Uitdaging

KHBO maakte gebruik van diverse (oudere en of eigen) softwaretoepassingen voor onder andere boekhouding, facturatie, budgetadministratie en aankoopbeheer. Deze diverse naast elkaar staande systemen hadden nood aan een regelmatige interne IT opvolging, bijsturing en dergelijke meer. Bovendien hadden deze systemen geen directe link met de student- en personeelssoftware wat soms aanleiding gaf tot niet up to date informatie met mogelijks fouten, rechtzettingen en dus tijdsverlies en productiviteitsvermindering tot gevolg. Omwille van deze redenen startte de zoektocht naar een all-in financieel softwarepakket die (automatische) links toeliet met SAP (studentensoftware) en Informat (personeelssoftware).

Oplossing

KHBO koos voor Microsoft Dynamics NAV als financieel-administratieve backoffice-oplossing, door GMI group geïntegreerd in haar totaaloplossing Gfinance. Alle specifieke optimalisatienoden, belangrijk voor een hogeschool, zijn erin opgenomen.

Voordelen

  • Efficiënte verwerking van tienduizenden aanrekeningen en verkoopfacturen per jaar
  • Geautomatiseerd proces voor aanmaningen op verschillende niveaus
  • Gedecentraliseerde bestelprocedure via e-PO (Electronic Purchase Orders)
  • Geavanceerd budgetbeheer, rekening houdend met lopende orders en bestelaanvragen
  • Import en automatische verwerking van documenten tot e-invoice inclusief bijhorende groepsbetaling via Isabel 6
  • Financieel-administratieve expertise van GMI group
picture-succesverhaal-khbo.jpg