Q8 Calpam

Snelle orderverwerking en optimale klantenservice met Microsoft Dynamics NAV.

Q8 Calpam zocht een geïntegreerde oplossing die alle bedrijfsprocessen zou automatiseren en die zich bovendien gemakkelijk laat uitbreiden met sectorspecifiekemodules.

Microsoft Dynamics NAV boodt de oplossing.

Sector:
distributie

Profiel:
leverancier van stookolie aan particulieren en bedrijven

Oplossing:
Microsoft Dynamics NAV

Q8 Calpam levert al 40 jaar stookolie aan ongeveer 30.000 gezinnen en commerciële klanten in België en het Groot Hertogdom Luxemburg. In deze landen beschikt het bedrijf over een aantal regionale kantoren. Hoewel de focus heel sterk op het privésegment ligt, realiseert Q8 Calpam ook een aanzienlijke omzet bij industriële klanten en verdelers. Het bedrijf heeft 70 werknemers en verdeelt jaarlijks meer dan 300 miljoen liter stookolie.

Sinds 1995 is Q8 calpam een dochteronderneming van Kuwait Petroleum, een van ‘s werelds belangrijkste olieproducenten en –distributeurs. Door de inkrimpende markt is er een grote trend naar consolidatie. Om te blijven groeien heeft Q8 Calpam de voorbije jaren enkele succesvolle overnames afgerond.

Wim Buelens, Business Support & it coördinator: “Ons belangrijkste product is de HiQ Mazout, een geadditiveerd product dat garant staat voor een lager verbruik dankzij een betere verbranding, wat niet alleen de portemonnee maar ook het milieu ten goede komt. Verder zijn wij trots op onze uitstekende service. Klanten kunnen bv. automatisch beleverd worden op basis van tankgrootte en in functie van de buitentemperatuur.”

Wij hebben slechts één of tweemaal per jaar contact met onze klanten, wanneer ze bellen
om hun bestelling door te geven. De overzichtelijke schermen in Microsoft Dynamics NAV helpen onze medewerkers om tijdens dit gesprek snel en professioneel alle nodige gegevens te verzamelen. Het systeem zorgt daarna voor een supersnelle afhandeling.

Wim Buelens

Business Support & IT Coordinator, Q8 Calpam

Een geavanceerde implementatie

In 2005 besloot Q8 Calpam om het oude AS400 pakket voor orderverwerking en het afzonderlijke boekhoudpakket te vervangen door een nieuwe oplossing. “Q8 stelde ons Microsoft Dynamics NAV voor, omdat dit een volledig geïntegreerd systeem is dat internationaal ondersteund wordt en de nodige continuïteit biedt naar de toekomst toe”, legt Wim Buelens uit.

Ondanks de uitgebreide standaardfunctionaliteit van het platform, kreeg ERPpartner GMi group de opdracht om de functionaliteit drastisch uit te breiden met sectorspecifieke toepassingen.

De open architectuur van Microsoft Dynamics NAv laat dit zonder problemen toe.

“Naarmate de implementatie vorderde, kwamen er intern ook steeds meer nieuwe wensen naar boven, zodat we uiteindelijk een veel uitgebreidere implementatie hadden dan initieel voorzien”, aldus Wim Buelens. Na afronding van de Belgische implementatie kon Luxemburg vrij snel worden overgezet. Tot op vandaag zijn dit echter twee afzonderlijke databases, iets wat in de nabije toekomst zal samengebracht wor en in één database.

Klantvriendelijke orderingave

“Wij hebben slechts één of tweemaal per jaar contact met onze klanten, wanneer ze bellen om hun bestelling door te geven. Het is dus belangrijk dat dit contact zo vlot en professioneel mogelijk verloopt. Tijdens de opname van de bestelling dienen heel wat gegevens opgevraagd te worden, zeker bij nieuwe klanten: adres, tankgrootte, bestelhoeveelheid, kortingscodes,… . De overzichtelijke schermen in Microsoft Dynamics NAV helpen onze medewerkers om dit snel en efficiënt af te handelen”, aldus Wim Buelens.

Sinds september 2010 kunnen klanten ook via de website hun bestelling doorgeven. GMI group heeft dit portaal zo ontworpen dat alle ingevoerde gegevens meteen worden doorgesluisd naar Microsoft Dynamics NAV.

Supersnelle orderverwerking

Eenmaal alle orders zijn ingevoerd, is het zaak om deze zo snel mogelijk te verwerken. Elke dag worden de orders in batch doorgestuurd naar de externe planningssoftware die door GMI group succesvol aan Microsoft Dynamics NAV werd gekoppeld. Deze gaat de orders op basis van datum linken aan bepaalde chauffeurs en trucks.

Daarna stuurt de planningssoftware deze plangegevens terug naar Microsoft Dynamics NAV, waarna in elke vestiging alle rittenbladen uit de printers rollen. Op deze rittenbladen staat alle informatie die de chauffeur nodig heeft: rittenvolgorde, adressen, tanklocatie, bestelde hoeveelheid, etc.

Vervolgens worden de klanten telefonisch verwittigd dat ze de volgende dag beleverd worden.

Facturatie en debiteurenbeheer

Bij de levering registreert elke chauffeur de exacte afgeleverde hoeveelheid. De klant kan indien gewenst meteen aan de chauffeur betalen en ontvangt hiervoor een kasticket. Wanneer de chauffeur terugkomt, wordt de factuur geboekt en afgeprint.

“Momenteel zijn we de mogelijkheden tot On Truck Computing (OTC) aan het onderzoeken. Het doel is dat chauffeurs ter plaatse de afgeleverde hoeveelheid kunnen invoeren en de factuur afprinten. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor GMI group om dit project te coachen en alle nodige linken te voorzien”, vertelt Wim Buelens.

Voor klanten die niet tijdig betalen, genereert Microsoft Dynamics NAV automatisch rappels (in verschillende niveaus).

Sectorspecifieke uitbreidingen

GMI group is erin geslaagd om alle sectorspecifieke eisen van Q8 Calpam te vertalen in Microsoft Dynamics NAV. Zo worden de aankoopfacturen en de stocks automatisch gereconcilieerd door Dynamics NAV. Verder is er ook een link ontwikkeld met een specifieke prijsberekeningstool voor aan- en verkoopprijzen van de verschillende producten.

Rapporten ter evaluatie

Q8 Calpam heeft grondig nagedacht over de rapporteringmogelijkheden. Zo zijn alle klanten onderverdeeld in diverse categorieën (regio, overnames, …) en worden alle marketingacties van een code voorzien. Via de juiste zoekfilters in SQL en na export naar Excel kan elke verkoopactiviteit in detail geanalyseerd worden.

Wim Buelens: “In de toekomst zullen we ook een krachtige Business intelligence tool aanschaffen om het analyseren te vergemakkelijken.”

De grote winst zit in de hoge verwerkingssnelheid van
orders: dit heeft een heel positief effect op onze klantenservice. Dankzij de rapporteringen kunnen wij bovendien snel onze strategie bijsturen. GMI group heeft zich geprofileerd als een flexibele partner, die snel tijd kan vrijmaken bij overnames of specifieke acties. Microsoft Dynamics NAV kan zonder probleem onze wensen volgen en is klaar om nieuwe overnames snel te integreren.

Wim Buelens

Business Support & IT Coordinator, Q8 Calpam

Lees ook

Roland Europe Group

Dankzij de perfecte koppeling met het Warehouse Management System en Microsoft Dynamics NAV verwerkt Roland dagelijks duizenden transacties.

SproFit

Orthopedisch specialist kan potentiële en bestaande klanten voortaan beter opvolgen en centraliseren met Dynamics CRM.

Novolab

Gestructureerde processen voor lead generation, commerciële opvolging en services met Microsoft Dynamics CRM.

Contacteer ons

Nieuwsbrief

Waarom kiezen voor GMI?

Eén bedrijf, één oplossing

U bent één bedrijf; één geïntegreerd systeem is dan ook vanzelfsprekend. GMI group staat met het 4D Solution Concept garant voor een totaalbenadering waarbij, naast ERP, ook Enterprise Collaboration & Content Management (ECM), Business Intelligence (BI) en Customer Relationship Management (CRM) deel kunnen uitmaken van de oplossing die u nodig heeft.

Wij spreken uw taal

Waarom kozen honderden toonaangevende ondernemingen al voor GMI group? Omdat wij begeleiding garanderen door mensen die met beide voeten in de dagelijkse praktijk staan. Wij spreken uw taal en denken actief mee vanuit uw specifieke problematiek! Kortom, we bespreken samen met u uw zakelijke automatiseringswensen en helpen ze graag waar te maken.

Uw toekomst veilig gesteld

Onze oplossingen worden ontwikkeld binnen het meest betrouwbare en toekomstgerichte softwareplatform van Microsoft. Zo kiest u voor een oplossing die in de toekomst zal blijven evolueren en ondersteund worden door het belangrijkste softwarebedrijf ter wereld.

+32 14 57 49 10

Head Office

Nijverheidsstraat 13, 2260 Oevel, Belgium

Gent Office

Rijvisschestraat 126, 9052 Zwijnaarde, Belgium

Brussels Office

Leuvensesteenweg 613, 1930 Zaventem, Belgium

BE 0458.524.542

onze oplossingen

GMI totaaloplossingen (Gsolutions)
Gbuild
Gservice
Gtrade
Gfinance

GMI snelle-startoplossingen
GeCommerce
bouwix

uw sector

Automatiseren met verstand van zaken

GMI 4D Solution Concept

U bent één bedrijf; één geïntegreerd systeem is dan ook vanzelfsprekend. Ons 4D Solution Concept staat garant voor een totaalbenadering waarbij, naast ERP, ook CRM, BI en ECM deel kunnen uitmaken van de oplossing die u nodig heeft.

Tournée 365

Tournée 365 | GMI group

Tournée 365 is een initiatief van GMI group i.s.m. diverse technologie- en business partners, belangenorganisaties, beroepsverenigingen en klanten.


Contacteer ons

Info

+32 14 57 49 10

info@gmigroup.be

hoofdkantoor

Nijverheidsstraat 13, 2260 Oevel

kantoor Gent

Rijvisschestraat 126, 9052 Zwijnaarde

kantoor Brussel

Leuvensesteenweg 613, 1930 Zaventem

Volg ons