Documenten beheren en digitaal samenwerken
Werk in een gestructureerde omgeving waarbij alle bedrijfsinformatie centraal staat.
Met het digitaal samenwerkingsplatform Docufly beheert u alle documenten voortaan op een veilige en slimme manier.
Deze oplossing maakt gebruik van de krachtige functionaliteiten binnen Microsoft SharePoint, aangevuld met onze expertise in specifieke bedrijfsprocessen.
Ook zij kozen voor GMI:
Meer dan standaard documentbeheer!
De mogelijkheden van Docufly reiken veel verder dan een klassiek document managementsysteem (of DMS).
Uw medewerkers kunnen op een veilige manier documenten opslaan, vinden, delen... én samenwerken.
Overal en met elk apparaat.
Intern en extern samenwerken
Iedereen krijgt gemakkelijk toegang tot documenten, ongeacht de locatie. Er kan efficiënter worden samengewerkt, ook met externe partijen. Een belangrijke troef voor bedrijven met meerdere vestigingen of voor teams die op afstand werken.
Slim versiebeheer
Vaak worden documenten lokaal beheerd en zo ontstaan meerdere kopieën. Medewerkers hebben niet altijd de laatste versie bij de hand. In Docufly is het gemakkelijk om wijzigingen in documenten bij te houden en eerdere versies te herstellen indien nodig. Zo wordt de integriteit van uw bedrijfsinformatie steeds gegarandeerd.
Verbeter de efficiëntie
Een gebrek aan een gestructureerde en consistente manier om documenten op te slaan en te categoriseren leidt tot verwarring en inefficiëntie. Met Docufly kunnen documenten eenvoudig worden bewerkt, gezocht en gedeeld. Dit vermindert de kans op fouten en bespaart medewerkers een hoop tijd en frustratie.
Benut de kracht van Microsoft
In Microsoft 365 zit een ganse suite aan applicaties die vaak onbenut blijven. Zo bezit u met SharePoint reeds de bouwstenen van een standaard DMS. Als Microsoft Partner helpt GMI group u om quick wins te definiëren en te evolueren naar een schaalbaar platform.
Intern en extern samenwerken
Iedereen krijgt gemakkelijk toegang tot documenten, ongeacht de locatie. Er kan efficiënter worden samengewerkt, ook met externe partijen. Een belangrijke troef voor bedrijven met meerdere vestigingen of voor teams die op afstand werken.
Verbeter de efficiëntie
Een gebrek aan een gestructureerde en consistente manier om documenten op te slaan en te categoriseren leidt tot verwarring en inefficiëntie. Met Docufly kunnen documenten eenvoudig worden bewerkt, gezocht en gedeeld. Dit vermindert de kans op fouten en bespaart medewerkers een hoop tijd en frustratie.
Slim versiebeheer
Vaak worden documenten lokaal beheerd en zo ontstaan meerdere kopieën. Medewerkers hebben niet altijd de laatste versie bij de hand. In Docufly is het gemakkelijk om wijzigingen in documenten bij te houden en eerdere versies te herstellen indien nodig. Zo wordt de integriteit van uw bedrijfsinformatie steeds gegarandeerd.
Benut de kracht van Microsoft
In Microsoft 365 zit een ganse suite aan applicaties die vaak onbenut blijven. Zo bezit u met SharePoint reeds de bouwstenen van een standaard DMS. Als Microsoft Partner helpt GMI group u om quick wins te definiëren en te evolueren naar een schaalbaar platform.
Krijg grip op alle informatiestromen
Het garanderen van veilige toegang tot de juiste informatie, door de juiste mensen, op het juiste moment, is essentieel voor het succes van uw bedrijf.
Alle bedrijfs- of projectinformatie en documentatie is steeds beschikbaar, zowel online als offline.
- Goedkeuringen aanvragen, digitaal handtekenen en extern delen.
- Snelle ingave via mobiele toegang, enkel de relevante inhoud is zichtbaar.
- Automatische meldingen via Teams, Power Apps of SharePoint.
- Maak gebruik van uitgebreide features om snel en eenvoudig verslagen op te maken, te wijzigen of aan te vullen.
- Overzicht van de belangrijkste informatie, zoals projectstatus, taken, externe goedkeuringen en revisies met datum.
- Automatisch genereren van een opleveringsdossier.
Op kantoor of op een werf, u heeft altijd alle informatie bij de hand, op een gestructureerde manier:
- uitgebreide features om snel en eenvoudig verslagen op te maken, te wijzigen of aan te vullen
- overzicht van externe goedkeuringen en revisies met datum
- automatisch genereren van een opleveringsdossier
- Maak gebruik van onze expertise in uw sector voor document management.
- De korte doorlooptijd van de implementatie (op basis van demo's en feedback) verhoogt het gebruiksgemak.
- Best of both worlds: maak gecombineerd gebruik van tags en mappenstructuren.
- Wij voorzien een begeleiding naar een cloud document management systeem van infra, licentie tot en met gebruik.
- Docufly kan naadloos gekoppeld worden met uw huidige bedrijfstoepassingen (ERP, CRM, …).
- Maak gebruik van uw locale applicaties met één centrale opslag in de cloud.
Krijg grip op alle informatiestromen
Docufly is een digitale oplossing die verder gaat dan enkel het bewaren en opslaan van documenten. Alle bedrijfs- of projectinformatie en documentatie is steeds beschikbaar, zowel online als offline.
- Goedkeuringen aanvragen, digitaal handtekenen en extern delen.
- Snelle ingave via mobiele toegang, enkel de relevante inhoud is zichtbaar.
- Automatische meldingen via Teams, Power Apps of SharePoint.
Geef uw interne en externe teams de tools om realtime te communiceren, documenten te beheren en te delen:
- goedkeuringen aanvragen, digitaal handtekenen en extern delen
- snelle ingave via mobiele toegang, enkel de relevante inhoud is zichtbaar
- automatische meldingen via Teams, Power Apps of SharePoint
- Maak gebruik van uitgebreide features om snel en eenvoudig verslagen op te maken, te wijzigen of aan te vullen.
- Overzicht van de belangrijkste informatie, zoals projectstatus, taken, externe goedkeuringen en revisies met datum.
- Automatisch genereren van een opleveringsdossier.
Op kantoor of op een werf, u heeft altijd alle informatie bij de hand, op een gestructureerde manier:
- uitgebreide features om snel en eenvoudig verslagen op te maken, te wijzigen of aan te vullen
- overzicht van externe goedkeuringen en revisies met datum
- automatisch genereren van een opleveringsdossier
- Maak gebruik van onze expertise in uw sector voor document management.
- De korte doorlooptijd van de implementatie (op basis van demo's en feedback) verhoogt het gebruiksgemak.
- Best of both worlds: maak gecombineerd gebruik van tags en mappenstructuren.
Krijg een overzicht op alle relevante informatie en verhoog de efficiëntie en de productiviteit:
- experts in uw sector voor document management
- korte doorlooptijd en implementatie op basis van demo's en feedback
- best of both worlds: maak gecombineerd gebruik van tags en mappenstructuren
Kies voor een vlotte transitie naar de cloud door een naadloze integratie met andere systemen:
- begeleiding naar een cloud document management systeem van infra, licentie tot en met gebruikl.
- Docufly kan naadloos gekoppeld worden met uw huidige bedrijfstoepassingen (ERP, CRM, …)
- maak gebruik van uw locale applicaties met één centrale opslag in de cloud
Compliance
Duurzaamheid
Een hoge ROI
Bescherm uw gegevens
Compliance volgens de regels
Veel industrieën hebben strikte regelgeving met betrekking tot documentbeheer en archivering. Docufly helpt u bij het voldoen aan deze regels door ervoor te zorgen dat documenten correct worden bewaard en gearchiveerd volgens de vereisten.
Verminder het papierverbruik
Organisaties die sterk afhankelijk zijn van papieren documenten riskeren ooit beschadiging of zelfs fysiek verlies van documenten. Met een online documenbeheersysteem kunnen administratieve handelingen eenvoudig omgezet worden in digitale workflows. Op een efficiënte én duurzame manier.
Een hoge ROI
De initiële implementatiekost van een DMS kan hoog zijn, maar is meer dan verantwoord. Met Docufly wordt deze kost reeds op korte termijn terugverdiend door een efficiëntere werking. Bovendien is er minder fysieke opslagruimte nodig. Net dát is uw return-on-investment.
Bescherm uw bedrijfsgegevens
Onvoldoende beveiliging van documenten kan leiden tot ongeautoriseerde toegang of gegevenslekken. Met enkele geavanceerde beveiligingsfuncties in Docufly wordt gevoelige bedrijfsinformatie beschermd door toegangscontrole en versleuteling met multi-factor authentificatie.
Haal nog meer uit uw DMS
Docufly is een digitale oplossing die verder gaat dan enkel het bewaren en opslaan van documenten.
Met Docufly biedt GMI group een cloudoplossing voor documentbeheer en workflowautomatisering. Zo worden niet alleen alle zakelijke documenten gedigitaliseerd en beveiligd, maar worden ook de informatiestromen geoptimaliseerd die de kern van uw bedrijf vormen.
Door verspilde tijd en onzekerheid uit deze processen te verwijderen, kan uw team zich concentreren op het werk dat de productiviteit en winst stimuleert.
Docufly is perfect voor gedistribueerde en externe teams die op volledige productiviteit moeten werken.
Start snel en eenvoudig!
Ga in geen tijd aan de slag met Docufly, zonder omslachtige functionele analyse.
Start met de standaardfunctionaliteiten die uw team nodig heeft.
Beschikbaar in de cloud
Eenvoudig in gebruik
geen steile leercurve of complexe flows
Flexibel en schaalbaar
bepaal de benodigde functionaliteiten en breid later uit
Workshop en kick-off
In de workshop(s) duiken we samen dieper in de in de structuur en de functionaliteiten die Docufly te bieden heeft. Ook nemen we een deep dive in uw bestaande documentprocessen.
Workshop en kick-off
Docufly is kneedbaar, flexibel en vormt een perfecte basis voor een uitgebalanceerd DMS-systeem dat alle noden en behoeften dekt, maar nooit een overkill wordt. We plannen de tussentijdse milestones en prikken een go-live-datum.
01
Configuratie en opzet
We beginnen met de implementatie van de oplossing, gebaseerd op de voorgaande workshop(s). Hier ligt de focus op het opzetten en ontwikkelen van de oplossing.
Configuratie en opzet
Het opzet omvat de structuur en beveiliging, configuratie van omgeving, de ontwikkeling van functionaliteiten, het design en de inrichting van de omgeving. De implementatie wordt verder afgerond met uitgebreide testfasen om een solide en goed functionerende oplossing te waarborgen.
02
Go-live en training
Na de succesvolle implementatie van de oplossing voorzien we een trainingssessie om gebruikers vertrouwd te maken met Docufly.
Go-live en training
Tijdens de training worden essentiële functionaliteiten gedemonstreerd en gebruikers begeleid om aan de slag te gaan. Het doel is om een soepele overgang te garanderen en het maximale voordeel uit Docufly te halen. Ondersteunend materiaal en documentatie worden verstrekt om de gebruikerservaring te optimaliseren.
03
Start snel en eenvoudig!
Ga in geen tijd aan de slag met Docufly, zonder omslachtige functionele analyse.
Start met de standaardfunctionaliteiten die uw team nodig heeft.
Beschikbaar in de cloud
rechtstreeks vanuit uw vertrouwde Microsoft 365-omgeving
Eenvoudig in gebruik
Flexibel en schaalbaar
bepaal de benodigde functionaliteiten en breid later uit
Workshop en kick-off
In de workshop(s) duiken we samen dieper in de in de structuur en de functionaliteiten die Docufly te bieden heeft. Ook nemen we een deep dive in uw bestaande documentprocessen.
Configuratie en opzet
We beginnen met de implementatie van de oplossing, gebaseerd op de voorgaande workshop(s). Hier ligt de focus op het opzetten en ontwikkelen van de oplossing.
Go-live en training
Na de succesvolle implementatie van de oplossing voorzien we een trainingssessie om gebruikers vertrouwd te maken met Docufly.
Koppel DMS met slimme technologie
Docufly is klaar voor gebruik dankzij de volledige integratie in uw Microsoft-omgeving!
Gekoppeld met Teamsin Microsoft 365
Door de naadloze integratie binnen de Microsoft 365-suite hebben gebruikers meteen ook toegang tot SharePoint-documenten, -lijsten en andere inhoud. Dit maakt het mogelijk om samen te werken aan documenten en -projecten binnen de vertrouwde Teams-omgeving.
Gestroomlijnde processen met Power Automate
Power Automate stelt gebruikers in staat om processen en workflows te automatiseren binnen SharePoint. Dit betekent dat repetitieve taken, zoals goedkeurings workflows, meldingen en het bijwerken van gegevens, geautomatiseerd kunnen worden, wat tijd bespaart en de efficiëntie verhoogt.
Specifieke toepassingen met Power Apps
Door gebruik te maken van Power Apps kunnen organisaties de gebruikerservaring verbeteren door aangepaste apps te bouwen die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van gebruikers. Dit kan leiden tot een versnelde adoptie en een betere betrokkenheid bij SharePoint.
Volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365
Koppel beschikbare data vanuit andere kritische bedrijfstoepassingen in Dynamics 365 (ERP, CRM, ...) en integreer alle documenten in één centraal systeem. Zo wordt Docufly dé draaischijf van alle informatie en documentatie die circuleert binnen uw organisatie.
Wat zeggen onze klanten?
Wij ondersteunen u met het uitbouwen van Docufly als digitaal samenwerkingsplatform, ongeacht de sector.
Ook organisaties met meerdere filialen.
Bouwgroep gaat voluit voor een gedigitaliseerd documenten- en klantenbeheer
“Wij zoeken altijd partners in de bouw. En voor digitalisering hebben wij die gevonden in GMI group. Specifiek voor ons documentmanagementopslag en ons klantenbeheer hebben zij een bouwoplossing die ons echt verder heeft geholpen.”
Martin Geernaart
CTO-bestuurder, ibens
Op maat gesneden bibliotheken, planning- en communicatietools en een doeltreffend intranet
“ETION verbindt mensen en bedrijven. Ook digitaal, maar steeds met de mens centraal. Door meer gebruik te maken van de mogelijkheden in Microsoft Teams, kunnen onze medewerkers op een eenvoudigere manier samenwerken.”
Serge Huyghe
Operationeel directeur, ETION
Eén communicatieplatform en kennisdatabank voor 700 medewerkers
“Dat we in heel korte tijd ons interactief communicatieplatform hebben kunnen realiseren, is zeker te danken aan de inzet van het team bij GMI. Het resultaat is een mooie en goed werkende toepassing, die we zelf kunnen beheren.”
Margo Nulens
Algemeen directeur, KIDS vzw
Geoptimaliseerde document flows binnen de hele organisatie
“Door onze wereldwijde groei is er nood aan communicatie en samenwerking op een uniforme manier. Wij zetten volop in op digitalisering en op de uitbreiding van onze kennisdatabank over alle entiteiten heen.”
Tom Vermeulen
CEO, Roam Technology
Meer productiviteit en transparantie door digitale projectwerking
“GMI heeft onze noden goed begrepen en daar een perfect antwoord voor geboden. Om de implementatie concreet te maken, heeft het team ook veel met onze gebruikers gepraat en geluisterd naar hun verwachtingen en verzuchtingen.”
Georgy Eggermont
Verantwoordelijke voor strategie, organisatie en ontwikkeling, HYE
Check onze blog
Lees hier enkele recente nieuwsberichten of ga aan de slag met onze tips en tricks.
GMI en Microsoft bouwen de brug naar de cloud op 27 april
Samen bruggen bouwen met Microsoft op ‘Bridge To The Cloud’
Atrio kiest GMI als business partner voor een volwaardig digitaliseringsproject
Volg een webinar
Herbekijk of volg een webinar over relevante topics:
Start nu met Microsoft Teams!
Wat mag u nog verwachten?
- Leer over de laatste trends en innovaties.
- Bespreek uw huidige documentworkflow en vertel ons over úw bedrijfsdoelen.
- Ontdek hoe Docufly uw bedrijfsprocessen kan optimaliseren en de productiviteit kan verhogen.
- Laat u inspireren door praktijkvoorbeelden en succesverhalen van tevreden klanten.
- Krijg een duidelijk beeld van de investering die nodig is om uw documentbeheer te verbeteren.