Deforche Construct

Digitaliseringsproject zorgt voor betere samenwerking, rapportage en projectbeheer

Deforche Construct zocht naar een manier om de vaak ingewikkelde projectinformatie correct te kunnen verwerken. Daarnaast wilde het ook alle bijhorende documenten efficiënt kunnen beheren en beter in staat zijn om prognoses naar de toekomst toe te maken.

GMI group implementeerde Microsoft Dynamics 365 for Sales met een bijhorende projectmodule en koppelde daar een SharePoint-omgeving aan, samen met Power BI.

Sector:
staal- en glasbouw

Profiel:
staal- en glasconstructeur voor land- en tuinbouwbedrijven

Oplossing:
Microsoft Dynamics 365 for Sales (CRM)
Microsoft SharePoint
Microsoft Power BI

We zochten in eerste instantie naar een systeem dat structuur kon brengen in onze processen. Zo kunnen onze verkopers alle projectinformatie van calculatie tot uitvoering correct verwerken. We hadden een soort projectmodule nodig, omdat we ons onderscheiden van andere bedrijven doordat een project meerdere klanten en prijsaanvragen kan hebben.

Jeroen De Cock

Technical & Commercial Director, Forzon (part of Deforche Construct)

Twee jaar geleden besliste Deforche Construct om alle bedrijfsprocessen te digitaliseren. Het familiebedrijf uit Izegem, gespecialiseerd in het bouwen van staal- en glasconstructies voor land- en tuinbouwbedrijven, besliste om eerst de verkoopprocessen onder handen te nemen. De implementatie van een nieuw CRM-systeem was dan ook de logische eerste stap. De nieuwste generatie van de Microsoft CRM-toepassing – Microsoft Dynamics 365 for Sales – bleek hiervoor een uitstekende keuze.

Om ook alle bijhorende documenten op te slaan en te raadplegen, koppelde het bedrijf daar een SharePoint-omgeving aan. De constructeur nam GMI group onder de arm, die naast Microsoft Dynamics 365 for Sales en SharePoint, ook Microsoft Power BI implementeerde. Zo kan Deforche Construct dankzij de kwalitatieve gegevensopslag ook betere verkoopsprognoses kan maken.

Beter beheer en opvolging van projecten met Microsoft Dynamics CRM

Deforche Construct wil zijn projecten al sturen vanaf de verkoopfase. Daarbij is een kwalitatieve gegevensinput cruciaal. “Als er een aanbesteding wordt uitgeschreven voor een project, dan kunnen we een prijsvraag krijgen van diverse hoofdaannemers. Dat moesten we ook gemakkelijk kunnen ingeven in CRM”, verduidelijkt Jeroen De Cock. “Nu verloopt het intake proces van elk project gestroomlijnd, waardoor de verkoopafdeling de nodige informatie rond een aanvraag op een gestructureerde manier verzamelt. Zo verloopt de planning van elk project vlekkeloos en zijn alle dossiers grondig zijn voorbereid vooraleer ze naar de calculators gaan. Zij verliezen geen tijd meer aan allerhande administratieve taken en overlegmomenten met vertegenwoordigers.”

Net omdat er medewerkers projecten aanmaken in het CRM-systeem, moet iedereen met een specifieke functie zijn projectinformatie kunnen aanvullen en goedkeuren. Zij kunnen CRM-dashboards opvragen die hen tonen welke taken nog open staan in de lopende projecten. “Dat zorgt voor een zeer gerichte en efficiënte opvolging van projecten en bijhorende taken binnen onze organisatie, zodat verkopers en managers optimaal beslissingen kunnen nemen.”, zegt Jeroen De Cock.

Optimale samenwerking en versiebeheer dankzij SharePoint

De vraag over SharePoint kwam tot stand omdat Deforche Construct veel documenten ontvangt van zijn klanten. “Die moeten we goed bijhouden voor het geval een project effectief wordt verkocht. Daarom hadden we nood aan een efficiënt documentbeheer”, aldus Jeroen De Cock.

“Projecten die nog in de commerciële fase zitten, kunnen lang aanslepen. Net daarom is het belangrijk dat onze agenten alle documenten goed bijhouden, zodat ze daar jaren later nog op kunnen terugvallen. “Onze verkopers zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van alle documenten in SharePoint, maar ook alle andere medewerkers kunnen die informatie altijd raadplegen.”

Alle documenten die we doorsturen of ontvangen, kunnen we terugvinden op een uniforme manier. We beschikken ook altijd over de laatste versies ervan. Op die manier kunnen we snel en op een professionele manier communiceren met onze klanten.

Jeroen De Cock

Technical & Commercial Director, Forzon (part of Deforche Construct)

Goed overzicht en accurate prognoses met Power BI

Als kers op de taart koos Deforche Construct ook voor de implementatie van Microsoft Power BI, dat hoofdzakelijk wordt gebruikt door het managementteam. CRM biedt al heel wat informatie aan de verschillende gebruikers via dashboards, dankzij Power BI kan het management nog betere prognoses maken.

Jeroen De Cock: “Het laat ons toe onze verkopers goed op te volgen en het aanbrengen van projecten, leads, contacten, enz. te monitoren. Dat stelt ons in staat om gedetailleerde prognoses te maken van de verkoop die we denken te realiseren in de komende maanden en jaren. Zo kan onze operationele afdeling zich daarop afstemmen en organiseren.”

Extra voordelen van een geïntegreerd totaalpakket

Volgens Jeroen De Cock is een van de overkoepelende voordelen van de nieuwe IT-omgeving de extra flexibiliteit. “Onze gegevens en documenten zijn altijd raadpleegbaar, waar we ook zijn. We kunnen onze buitenlandse partners ook heel snel integreren in de bestaande procedures en we kunnen heel snel antwoorden op vragen van klanten in verband met commerciële info, documenten, offertes, enz.”

De communicatielijnen tussen de medewerkers zijn ook veel korter, waardoor het bedrijf veel korter op de bal kan spelen.

Ons CRM-systeem is gekoppeld aan de Outlook-agenda’s van alle medewerkers. Dat zorgt eveneens voor een betere planning en een optimale communicatie.

Jeroen De Cock

Technical & Commercial Director, Forzon (part of Deforche Construct)

Partner die interne processen begrijpt en vertaalt

Na een uitgebreid marktonderzoek koos Deforche Construct voor GMI group. Jeroen De Cock: “Vooral de projectmodule die onze IT-leverancier voorstelde heeft ons de knoop doen doorhakken. Zonder die module was het niet mogelijk om de procedures die we voor ogen hadden efficiënt op te zetten. Daarnaast was het ook belangrijk dat we snel de verschillende applicaties, CRM, SharePoint en Power BI, met elkaar konden linken.”

“Samen met de keuze voor een CRM-pakket hebben we intern onze verschillende processen onder de loep genomen. De experts van GMI group hebben dat perfect begrepen en de software laten spreken met de procedures en omgekeerd. Dat was volgens mij het succes van onze samenwerking”, besluit Jeroen De Cock.

Lees ook

Wuyts International

Met een samenwerkingsplatform op basis van SharePoint kon deze expert in materiaalbewerking haar administratie en productie verder digitaliseren.

Adams

Wegenbouwer Adams verving Excel door één geïntegreerd bedrijfssysteem voor calculatie, werfopvolging, uurregistratie en bestelaanvragen.

Van Poppel

Bouwbedrijf Van Poppel was op zoek naar een standaard en toekomstgericht bedrijfsplatform dat mee kon evolueren met het bedrijf.

Contacteer ons