facebookpixel
8 redenen om uw installatiebedrijf te digitaliseren

8 redenen om uw installatiebedrijf te digitaliseren

Techlink Power+ en Techlink Heat+ – november 2020

Iedereen heeft er al jaren de mond van vol. Een zichzelf respecterend bedrijf moet investeren in digitalisatie. Dit is een open deur intrappen, want digitalisering is een breed begrip. Zoals ook bleek uit ons trendrapport “De digitale barometer“, liggen kritische softwaretoepassingen vaak aan de basis van een geslaagde digitale transformatie.

Ook in de magazines van de Confederatie Bouw – Techlink Power+ en Heat+ – voor respectievelijk installatiebedrijven in speciale technieken en HVAC, verscheen hierover recent een bijdrage van GMI. In deze blog zoomen we in op vaak gehoorde argumenten om al dan niet werk te maken van digitalisering.

We sprokkelden 8 quotes uit de dagdagelijkse praktijk die aantonen aan dat dergelijke toepassingen nog te weinig (of inefficiënt) benut worden, ook bij installatiebedrijven. Wellicht herkent u zich hierin?

1. Efficiëntie verhogen

We doen veel te veel dubbel werk.

En door inputwerk van dezelfde data in verschillende systemen, verliezen we tijd en geld. We zouden met diezelfde mensen echter meer business kunnen draaien. Onze efficiëntie moet dus naar omhoog.

2. Fouten beperken

We maken te veel fouten.

Er zijn verschillende versies van calculatietemplates in omloop, iedereen heeft zijn eigen versie en sommige berekeningsfouten komen dan ook steeds terug. Daarnaast neemt het updaten van een offerte teveel tijd in beslag. Dat zou met één druk op de knop moeten kunnen gebeuren.

3. Transparante processen

We hebben geen zicht op onze bestellingen.

Wanneer een order binnen is hebben we ongelofelijk veel werk om alles te bestellen bij onze leveranciers. We hebben geen zicht op leveringstermijnen en bestellen dan ook te snel … waardoor we dan weer met teveel stock liggen. Vaak kloppen de prijzen niet meer wanneer we aankopen en zo snijden we in onze marge of kunnen we niet scherp genoeg gaan, waardoor we business verliezen.

4. Meer klanttevredenheid

We factureren te laat.

Het duurt eeuwen vooraleer we onze serviceopdrachten kunnen factureren. De geschreven werkbonnen blijven in de camionetten liggen of zijn nauwelijks leesbaar. We moeten te lang wachten op ons geld en de klant is ontevreden omdat hij zijn factuur te laat ontvangt.

5. Informatie centraliseren

Belangrijke documenten gaan verloren.

We weten geen blijf met alle technische documentatie, attesten, plannen en dergelijke meer. Kasten puilen uit, op de file server vindt zelfs een kat haar jongen niet meer terug…

6. Proactieve bedrijfsvoering

We hebben geen accurate cijfers.

We hebben geen cijfers om strategische beslissingen te nemen. We zijn maandelijks dagen bezig om rapporten samen te stellen om de nodige inzichten te bekomen, want de informatie zit her en der verspreid.

7. Gebruiksvriendelijke technologie

Ons systeem is verouderd.

Ons systeem is niet alleen verouderd… het wordt zelfs niet meer ondersteund en we hebben teveel eilandjes binnen ons bedrijf. Onze jongere collega’s zeggen dat we met verouderde oplossingen aan het werken zijn, niet gebruiksvriendelijk en niet intuïtief. De gemiddelde technieker anno 2020 is opgegroeid met de gsm in de hand, waarom zouden ze dan geen digitale werkbon kunnen invullen?

8. Professionele ondersteuning

We hebben geen vertrouwen in onze IT-partner.

We hebben geen vertrouwen meer in de toekomst van de gebruikte software en/of in de IT-partner die ons tot nu toe ondersteunt.

Een geïntegreerde aanpak

En zo kunnen we nog wel even verder gaan… zoals gezegd, de argumenten zijn gekend.

Dit alles pleit voor een geïntegreerde aanpak en dito oplossing. GMI group trekt deze kaart al jaren en laat de verschillende applicaties binnen uw installatiebedrijf spreken met elkaar. Hiervoor gebruiken we uitsluitend Microsoft-technologie, meer bepaald Dynamics 365 in combinatie met het Power Platform.

Micrososoft Dynamics 365 Business Central is een wereldwijd gebruikt ERP-systeem met meer dan honderdduizenden gebruikers. Dit kneden we dankzij onze expertise en knowhow op maat van uw bedrijf.

Omdat het anno 2020 niet meer realistisch om als ERP-partner alles zelf in huis op te lossen of te bouwen, laten we ons daarbij omringen door professionele partners voor gespecialiseerde deeloplossingen. Denk aan grafische planningstools, mobiele werkbonnen, scanning, documentarchivering, etc.

Ja maar, een geïntegreerde oplossing kost handenvol geld!

Dit is één van de meest gehoorde argumenten om vooralsnog niet te investeren in de uitrol van een nieuw ERP-syteem.

Herkenbaar? Maak dan zelf even deze eenvoudige berekening:

Wat als mijn mensen elke dag 12 minuten tijd zouden besparen (om bovengenoemde redenen)? Dit is 1 uur per week.

Stel dat een bedrijf 50 werknemers heeft, dan spreken we over 50 uur per week.

Rekening houdende met een 38-uren week betekent dit 1,32 FTE.

Wanneer een FTE jaarlijks het bedrijf ongeveer € 60.000 kost, dan komen we op € 79.200 per jaar of € 396.000 op 5 jaar…

U kan zelf de redenering opbouwen voor uw bedrijf. Weet dat een tijdswinst van 12 minuten per dag per personeelslid niet overdreven is, dit mag gerust maal twee.

minuten

FTE

EUR op 5 jaar

Toch even nadenken over een mooi geïntegreerde bedrijfsoplossing?

Aan uw bedrijf bent u reeds tientallen jaren aan het bouwen en uw processen werden doorheen de jaren steeds weer bijgeschaafd. Dit alles moet digitaal en doordacht vertaald worden.

Kortom, een investering meer dan waard!

Onze klanten getuigen

Om efficiënter en klantgerichter te kunnen werken, wilde beveiligingsbedrijf Seris Technology verder digitaliseren. Het oude ERP-systeem werd vervangen door Microsoft Dynamics en geconnecteerd met andere toepassingen, zodat medewerkers makkelijker en vlotter kunnen werken.

Vandaag blikt Seris terug op een succesvol change project met GMI group die de totaaloplossing Gservice implementeerde, compleet geïntegreerd met o.a. SharePoint en Teams.

Dankzij dit systeem kunnen we efficiënter werken, kunnen onze medewerkers zich toeleggen op klantenservice en hebben we finaal een hogere klantentevredenheid. Dat is de échte return on investment.
Christophe Voets

Director, Seris Technology

Meer weten?

Laat hiernaast uw gegevens achter en wij bezorgen u het trendrapport “De digitale barometer” over de digitalisering bij Vlaamse bouw- en installatiebedrijven.

Ontdek hoe u úw digitale transformatie goed op de rails kan zetten en laat u alvast inspireren door een eerste, vrijblijvend advies van GMI group!

GMI group | rapport: de digitale barometer (juni 2020)
Heeft uw magazijn een WMS-oplossing nodig?

Heeft uw magazijn een WMS-oplossing nodig?

Wanneer u het magazijn van uw bedrijf wil optimaliseren, zijn er veel vragen die eerst moeten worden beantwoord. Op de markt bestaan ​​er namelijk vrij veel verschillende WMS-oplossingen. We helpen u in het maken van de juiste keuze.

Eerst dit: wat is WMS en waar staan de drie letters voor? WMS staat voor Warehouse Management System, een systeem voor magazijnbeheer dat ontworpen is om elk werkproces in een magazijn te ondersteunen, waaronder bv. het ontvangen, opslaan, ophalen (of picking), tellen, verplaatsen van de goederen in het magazijn en het aanpassen van de hoeveelheid. Een magazijnbeheersysteem is speciaal ontwikkeld voor voorraadbeheer en is in de meeste gevallen een aanvulling op uw ERP-systeem.

Vandaag speelt het magazijn een meer centrale rol in het bedrijf vanwege de toegenomen concurrentie, en daarmee is de vraag naar een WMS-systeem natuurlijk toegenomen. Op dezelfde manier draagt de wereldwijde e-commerce er ook toe bij dat bedrijven meer op kosten georiënteerd worden.

Het kan dus vrij moeilijk zijn om een magazijnbeheersysteem te kiezen dat voldoet aan alle behoeften van uw bedrijf in één enkele oplossing. We raden daarom aan om een oplossing voor magazijnbeheer te kiezen bij een softwareleverancier die zich heeft gespecialiseerd in magazijnbeheer en logistiek.

In dit artikel zoomen we in op Mobile WMS van Tasklet Factoryeen softwaretoepassing voor Microsoft Dynamics ERP-systemen als Dynamics 365 Business Central of Dynamics NAV.

Wilt u alle werkprocessen in het magazijn van uw bedrijf optimaliseren met een geïntegreerde WMS-oplossing, dan stelt u zich best eerst enkele belangrijke vragen:

Een standaardoplossing of een aangepaste WMS-oplossing?

De keuze ligt vaak tussen het kiezen van een standaard WMS-systeem of een op maat gemaakt WMS-systeem. Bij Tasklet Factory bestaat hier geen twijfel over. Kies een standaardsysteem kiezen waar het zinvol is, maar zorg er tegelijkertijd voor dat het standaardsysteem dat u kiest, kan worden aangepast (of in zekere mate aangepast). Tasklet Factory hanteert hier dezelfde logica als in de Microsoft-strategie.  Sinds 2013 heeft Microsoft elk jaar haar standaard ERP-oplossingen geüpgrade naar een nieuwe versie. Daarom is het ook belangrijk om eenvoudig uw WMS-systeem te kunnen upgraden, zonder noemenswaardige kosten of problemen.

Basisfuncties of op maat gemaakte functies?

Fundamenteel zou een magazijnbeheersysteem de meest elementaire functies moeten bevatten voor het afhandelen van de producten in het magazijn. Daarnaast is onze ervaring dat veel bedrijven vaak de wens hebben om de WMS-oplossing aan te kunnen passen. Precies dit is mogelijk met Mobile WMS van Tasklet Factory. Partners en klanten hebben toegang tot een e-learningportaal, waar in korte video’s wordt getoond hoe wijzigingen in de oplossing kunnen worden aangebracht.

In welke omgeving worden de hardware / scanners gebruikt?

Heeft u ook hardware en barcodescanners nodig, dan overweegt u eerst in welke omgeving de handheld-apparaten worden gebruikt. Er zijn verschillende factoren die een rol spelen, zoals vuil, vorst, hitte, vocht, chemicaliën enzovoort. Bovendien stelt u zich best ook de vraag of u wil kunnen scannen op lange of korte afstand. In sommige branches is het een voordeel om handsfree te kunnen werken en hier biedt Tasklet Factory verschillende modellen, waarbij de barcodescanner aan de arm of aan de vingers kunnen worden geplaatst. Ook werken we samen met de toonaangevende hardwareproducenten op de markt voor barcodescanners en zijn we een reseller van Honeywell, IntermecZebra en Motorola barcodescanners voor mobiel WMS.

Bij Tasklet Factory zijn er experts die u kunnen helpen bij het kiezen van de juiste barcodescanners die precies aansluiten op de behoeften van uw bedrijf. Zij adviseren klanten om meteen de juiste hardware te selecteren. Omdat wij reseller zijn van de hardware, die nodig is voor onze oplossing, bieden we één aanspreekpunt aan, wat betekent dat uw bedrijf slechts één leverancier van zowel de software als de hardware heeft. Wij bieden hardware in verschillende prijsniveaus en voor vele soorten industrieën: van ziekenhuizen, gezondheidszorg, voedsel en drank, olie en smeermiddelen, industriële goederen, cosmetica, meubels, detailhandel, groothandel, distributiediensten, drukkerijen en transport tot productie. Onze klanten hebben een nultolerantie voor fouten en zijn afhankelijk van correcte informatie. Door mobiele applicaties te gebruiken, kunnen ze hun werk optimaliseren, fouten minimaliseren en daardoor tegelijkertijd geld besparen en de productiviteit verhogen.

Online of offline functionaliteit?

Voordat u software voor magazijnbeheer kiest, overweegt u best of de wifi-verbinding van het bedrijf alle noodzakelijke gebieden moet bestrijken, zoals het magazijn, de productie en de kantoren. Een mobiel WMS van Tasklet Factory kan 100% offline worden uitgevoerd. Het betekent dat uw bedrijf het magazijnbeheersysteem steeds kan gebruiken, ongeacht of er beperkte wifi-dekking is. Dit kan in gebouwen met beton, kelderopslag, diepvriesopslag, koeler magazijn en magazijn met chemicaliën enzovoort.

Heeft u een groot of klein magazijn?

Loont het wel om te investeren in een magazijnbeheersysteem als u maar een paar medewerkers in het magazijn hebt? Ons advies is dat er altijd winst zal zijn bij het inzetten van een magazijnbeheersysteem, ongeacht de omvang van uw magazijn. Alleen al de winst van het afstappen van de typische papierverwerking papier is zowel kostenbesparend, maar ook milieuvriendelijk. Maar daarnaast zijn er nog een pak voordelen. Er is bv. niets vervelender dan een verkeerd product naar een klant te sturen. Niet alleen de kosten die daarmee gepaard gaan, maar zeker ook het risico om die klant te verliezen. Veel van onze partners bieden dan ook een ROI-analyse (Return-of-Investment) aan. Reken gemiddeld op een ROI van maximaal 6 à 12 maanden.

Voice-picking of hands-free?

Als u met een WMS werkt, kan u een keuze maken tussen voice-picking of handsfree bediening. Vraag u daarom eerst af wat uw specifieke behoeften zijn. Onze ervaring leert dat de behoefte aan handsfree operaties groter is dan voice-picking. Bovendien is het aanbod van hands-free-setups ook groter en worden deze dus ook op grote schaal gebruikt in de markt. 

Externe schermen op uw magazijntrucks nodig?

Veel bedrijven willen de producten rechtstreeks kunnen scannen vanuit de magazijntruck. Hiervoor zijn zowel scanners voor de korte afstand als voor de lange afstanden beschikbaar. Maar daarnaast zijn er ook magazijnen die grotere schermen nodig hebben om alle gegevens meteen te kunnen bekijken. Tasklet Factory heeft veel klanten die Mobile WMS gebruiken om hun scanners rechtstreeks aan te sluiten op externe schermen. Hier speelt vooral de hardwareleverancier een belangrijke rol. Wij kunnen u adviseren hoe onze klanten dit vandaag doen met mobiele handheld scanners. Zowel middelgrote als grotere klanten werken met dergelijke set-up.

Heeft u hulp nodig bij het selecteren van de juiste hardwarefabrikant? Bij Tasklet Factory worden ook hardwareoplossingen aangeboden. We werken samen met de grootste hardwarefabrikanten op de markt. Als klant betekent dit ook dat u begeleiding kunt krijgen om de juiste hardware te vinden die precies bij u past. Daarnaast krijgt een single-of-contact. Dit betekent dat u slechts één leverancier nodig hebt die de verantwoordelijkheid voor zowel de software als de hardwarelevering op zich neemt.

Tasklet Factory biedt hardware in alle prijsklassen aan vele verschillende industrieën, waaronder productie, procesproductie, detailhandel, gezondheidszorg, groothandel, voedingsindustrie, distributie en logistiek.

Wat is de totale kost van een investering in een WMS-oplossing?

Er zijn talloze leveranciers van WMS-systemen. Daarom is het moeilijk zijn om een ​​compleet aanbod te krijgen incl. alle uitgaven. Sommige van de kosten die moeilijk accuraat in te schatten zijn, zijn meestal de installatiekosten. Bij Tasklet Factory bieden we een vaste prijs voor de installatie van Mobile WMS, berekend op een totaal van 16 uur (afhankelijk van de ERP-versie). Op oudere versies van Dynamics NAV zal 4 uur extra worden toegevoegd. We garanderen echter steeds een installatietijd van maximaal 2 dagen, net omdat Mobile WMS rechtstreeks in Dynamics 365 Business Central of NAV geïntegreerd wordt.  We hoeven hier niets voor aan te passen in uw ERP-systeem.

Hoe verloopt de integratie tussen het ERP- en het WMS-systeem?

Een van de grootste problemen bij het kiezen van een WMS-systeem is dat de integratie met de omliggende systemen en processen vaak niet optimaal is. Wij raden daarom aan dat u een WMS-systeem kiest dat geïntegreerd kan worden met de standaardfuncties van uw ERP-systeem. Het ERP-systeem moet steeds centraal kunnen fungeren als een volledig back-end systeem. De WMS-oplossing werkt als front-end systeem. Het verzamelt alle gegevens en verzendt deze naar het ERP-systeem. Hier speelt de gebruiksvriendelijkheid een grote rol. Denk hierbij aan de look & feel-ervaring voor de gebruiker. Bij Tasklet Factory wordt een groot deel van de ontwikkeling in de grafische gebruikersinterface geïnvesteerd, die bovendien kan geconfigureerd worden naargelang de behoeften van de individuele gebruiker.

Microsoft of Android als besturingssysteem?

We raden u aan apparaten te kiezen met het besturingssysteem Google Android. We doen dit deels omdat het een systeemvereiste is voor onze software, maar zeker ook omdat we zien dat de erkende fabrikanten ook besloten hebben om met dit besturingssysteem te werken.

De meest toonaangevende fabrikanten van vandaag kiezen bewust voor Android. Niet aleen omdat dit het vaakst wordt gebruikt, maar ook omdat het Microsoft haar besturingssysteem Windows Embedded Handheld 6.5 een end-of-life in het jaar 2020 heeft gegeven. 

Desalniettemin werkt Mobile WMS van Tasklet Factory zowel op Android als op Microsoft Windows Embedded Handheld.

Is een WMS-oplossing future-proof?

Microsoft heeft gekozen voor een duidelijke strategie voor haar nieuwe versies van Dynamics NAV (en AX). Sinds 2013 heeft Microsoft elk jaar een nieuwe versie geïntroduceerd, wat betekent dat u als bedrijf een WMS-leverancier moet kiezen wiens oplossing eenvoudig te upgraden is. De warehouse managementoplossing van Tasklet Factory is 100% geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV en Dynamics 365 Business Central en is eenvoudig aan te passen. Alle versies ondersteunen bovendien ook een grote verscheidenheid aan barcodescanners.

Integreer het magazijn met de rest van uw bedrijf

Optimaliseer al uw magazijnprocessen met een Mobile WMS-oplossing voor Microsoft Dynamics.

Mobile WMS van Tasklet Factory ondersteunt de werkprocessen in het magazijn en integreert met de standaardfuncties van Dynamics NAV en Dynamics 365 Business Central.