facebookpixel
Gservice: flexibiliteit vanuit een standaardpakket

Gservice: flexibiliteit vanuit een standaardpakket

Cool & Comfort – juli 2021

Hoe zet je als installatiebedrijf je mensen en middelen zo optimaal mogelijk in? Hoe verlaag je je bedrijfskosten door een verhoogde efficiëntie bij verkoop, planning, facturatie, stockbeheer, nacalculatie, enz.? Het antwoord is simpel: bedrijfssoftware die is ontworpen met oog voor de specifieke behoeften van koeltechnische installatiebedrijven. GMI group heeft de boodschap opgepikt en configureert haar software naar de werking van het installatiebedrijf waarbij alle toepassingen met elkaar worden verbonden. Belangrijk voordeel is dat dit gebeurt op een Microsoft-platform.

Een gesprek met Lieven Tuytschaever GMI over Gservice, een kant-en-klaaroplossing die ontwikkeld werd in samenwerking met tientallen installatiebedrijven.

“We trachten vanuit ons uitgebreid standaardpakket een klantspecifieke oplossing uit te werken”, vertelt Lieven Tuytschaever, Account Executive bij GMI group. “Tijdens het ontwerp van onze oplossing zoeken we samen met de klant naar de beste alternatieven om tot het einddoel te geraken. Maatwerk proberen we maximaal te vermijden, maar is
nog steeds mogelijk. Zo kunnen we streven naar de meest ideale oplossing voor de klant. Hiervoor kunnen we terugvallen op 100 medewerkers verdeeld over twee kantoren (Oevel en Gent). Daarnaast zijn we ook Microsoft Gold Partner en beschikt GMI over de grootste Dynamics installed base in België.”

“Het Microsoft-platform staat open voor de verbeteringen en de uitbreidingen van de Microsoft partners. Add-ons voor onder meer document scanning & handling, een grafisch planbord, mobile field service en magazijnbeheer, rapportering en dashboards breiden de mogelijkheden voortdurend uit, waardoor we vanuit de catalogus met standaardcomponenten onze klanten een steeds betere totaaloplossing kunnen aanbieden.”

Met de nieuwste versie van Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-systeem zal eventueel maatwerk bovendien ondergebracht worden in een aparte app, waardoor upgraden een stuk eenvoudiger en vooral goedkoper wordt.

Lieven Tuytschaever

Account Executive, GMI group

Continuïteit

“Weet je waar het bij installatiebedrijven of kleinere softwarebedrijven al te vaak verkeerd loopt? Eén individu heeft kennis van de uitgeschreven software. Als dit individu verdwijnt – bijvoorbeeld met pensioen gaat, door ziekte lange tijd uitvalt of worst case overstapt naar de concurrentie – dan is er binnen het bedrijf niemand meer die de software nog kan aanpassen of uitbreiden. Dan heb je een dik probleem. Zoiets zal je nooit meer meemaken bij ons, want de Gservice-oplossing wordt altijd uitgewerkt door een team waarbij expertise en continuïteit samenkomen.”

“Gservice is de geïntegreerde totaaloplossing van GMI voor installatiebedrijven voor het beheer en de opvolging van de projecten. Eén softwaresysteem voor een totaalbenadering binnen de verschillende domeinen van de bedrijfsautomatisering.”

Hiermee is Gservice dé oplossing voor installatiebedrijven en project- en servicegerichte organisaties die hun processen willen automatiseren. De basis van het geïntegreerde softwaresysteem van GMI is het 4D Solution Concept, een totaalbenadering vanuit ERP (efficiëntere bedrijfsprocessen), CRM (uitgebalanceerde klantenrelaties), BI (maximaal bedrijfsinzicht dankzij geautomatiseerde rapportering) en ECM (gestroomlijnd documentbeheer ).

Oplossing

Lieven Tuytschaever haalt er een aantal cases bij:

‘Veel bedrijven waarvoor wij werken, kenden de laatste jaren een felle groei en evolueren van een eenmanszaak tot een middelgrote HVAC-specialist. Om de snelle groei in goede banen te leiden, moeten dit soort bedrijven kunnen terugvallen op bedrijfssoftware om de processen te professionaliseren, de efficiëntie te verhogen en de interne samenwerking te verbeteren.”

“Daarnaast moet er ook een standaard flow worden opgezet van calculatie tot uiteindelijke facturatie, op te volgen door alle teams. De keuze voor Microsoft Dynamics, in combinatie met Gservice van GMI, is in deze een goede zet. Ervaring in de HVAC- en installatiesector is hier van primordiaal belang. Meer nog, indien deze ervaring niet aanwezig is, valt een software integrator onmiddellijk door de mand. In Gservice zijn de meeste bedrijfsprocessen voor de HVAC-sector al ingebouwd, wat de uiteindelijke implementatie alleen maar ten goede komt.”

“Vanuit onze expertise en ervaring steken we veel tijd om de interne werking van het installatiebedrijf in kaart te brengen. “Dit is de eerste belangrijke stap die het fundament vormt van al wat volgt.”

“Maar ook voor de klant is dit een belangrijk proces, want het verplicht hem om zijn werking met een vergrootglas te bekijken, te vereenvoudigen en te standaardiseren. Het resultaat is een transparantere en overzichtelijkere werking.”

Standaardisatie

Dankzij die standaardisatie is het mogelijk om het volledige proces van calculatie tot de uiteindelijke facturatie op te starten en af te sluiten in Gservice. Alle gebruikers van de
verschillende teams (calculatie, verkoop, uitvoering, dienst na verkoop en financiën) kunnen die flow opvolgen in het systeem. Doordat alle processen volgens een vast stramien verlopen, verlaagt de foutenmarge drastisch, en ondanks de mogelijke groei kan het aantal medewerkers op de backoffice vaak gelijk blijven, dit terwijl het aantal techniekers kan stijgen.

“Project- en servicemanagement is in onze Gservice-oplossing en bij onze klanten grondig uitgewerkt”, besluit Lieven Tuytschaever.

“Onze consultants hebben jarenlange ervaring in het begeleiden van dit soort bedrijven en het inrichten van project- en servicemanagement binnen Microsoft Dynamics. Het stroomlijnen van de complexe processen van installatiebedrijven, is onze specialiteit. De kennis van onze consultants speelt een grote rol in het slagen van dergelijke projecten.”

Meer weten?

Met Gservice haalt u een totaaloplossing in huis, ontwikkeld door GMI op Dynamics 365 Business Central en uitgebreid met specifieke toepassingen voor service en installatietechniek!

Bestel uw Inspiratiewijzer en ontvang deze informatie gratis in uw brievenbus:

  • een overzicht van concrete toepassingen per proces
  • drie inspirerende klantenverhalen
  • de huidige digitale trends bij installatiebedrijven
Gservice | Project- en servicebeheer in één geïntegreerd platform
Gservice | Inspiratiewijzer voor project- en servicebeheer