Wat zijn de meest innovatieve verbeteringen in de laatste nieuwe versie van Dynamics 365 Business Central? De updates die inapril 2024 met release wave 1 werden gelanceerd, getuigen alvast van een investering door Microsoft in continuë verbetering en voegen frisse functies en mogelijkheden toe aan het Dynamics 365-platform om de prestaties van uw bedrijf te verhogen.

1. Microsoft Copilot en AI

Overzicht van de AI-ondersteunde functies

Met Microsoft Copilot doet Artificial Intelligence zijn intrede in Business Central. Gebruikers kunnen hoe langer hoe meer beroep doen op de mogelijkheden die AI biedt om sneller en gerichter te kunnen werken in Business Central.

Hieronder staan de vernieuwingen uit de nieuwste versie opgesomd.

De Bank Account reconciliation (het afpunten van verrichtingen op de bank), is momenteel enkel nog beschikbaar op de internationale functionalitiet. Het is uitkijken naar het moment waarop Microsoft dit beschikbaar maakt voor de verwerking en interpretatie van CODA-bestanden.

Lijsten analyseren via Copilot

Op alle lijstschermen is de Copilot-button toegevoegd. Deze maakt het mogelijk om via een eenvoudige AI-prompt lijsten te laten analyseren en samenvatten op basis van kernwoorden die de gebruiker zelf bepaalt.

Het resultaat is een analysescherm met de complexe data die samengevat wordt volgens de kernwoorden die de gebruiker koos in de prompt.

2. Rapportering

Excel layouts

Voor een tiental rapporten heeft Microsoft een Excel-versie aangemaakt. De verwachting is dat op korte termijn en in volgende versies er meerdere Excel layouts beschikbaar zullen worden.

Voorlopig is de lijst beperkt tot rapporten die opgesomd staan in onderstaande screenshots.

Het Excel-rapport dat gegenereerd wordt, is opgevat als een draaitabel. Er wordt een meerdere tabs tegelijk geëxporteerd, zodat het mogelijk wordt om achteraf verdere analyse te doen. Microsoft gaat hier een stap verder dan het afleveren van de rapporten in PDF- of Word-bestand waarin de onderliggende data niet opgenomen is.

Zowel grafisch als inhoudelijk zet Microsoft hier een grote stap door in het rapport de onderliggende data mee te sturen en de deze dadelijk voor te bereiden als een draaitabel.

3. Kostprijsbeheer

Nieuwe Cost Price Adjustment tool

Het beheer van kostprijzen is altijd een minutieus proces. Bedrijven hebben er alle baat bij om zicht te hebben wat de exacte kosten waren van een verkooptransactie, zodat marges op een logische wijze kunnen berekend worden.

Tot voor kort was de kostprijsherwaardering een functie die voor gebruikers niet 100% inzichtelijk was. Het was bijvoorbeeld niet duidelijk waarom een bepaald artikel niet kon geherwaardeerd worden.

In deze nieuwe versie is een nieuwe tool voor de kostprijzenherwaardering toegevoegd, die het mogelijk maakt om probleemartikelen te detecteren en te isoleren.

De nieuwe kostprijsherwaarderingstool laat het toe om probleem artikelen te detecteren en te identificeren. Geïdentificeerde artikelen kunnen vervolgens eenvoudig via een tekst – waar ook je exporteert – geïmporteerd worden in een aparte AUT-omgeving. Hierbij worden alle gegevens van het artikel meegenomen. Op die manier is het mogelijk om in de AUT-omgeving het probleem te gaan detecteren en op te lossen. Tenslotte kan de herwaardering in productie weer verder gezet worden.

4. Gebruikersbeheer

Permissions via Entra Security Groups

Het beheer van gebruikersrechten is essentieel om een ERP-systeem correct te laten functioneren.

We zien in implementaties nog al te vaak permissions die rechtstreeks toegekend zijn aan gebruikers. Tot voor kort was de best practice om rechten te beheren op het niveau van User Groups. Concreet: alle leden van de Iser Group erven dan de rechten die aan de groep zijn toegekend. Op die manier kunnen gebruikers eenvoudig in een of meer User Groups ondergebracht worden en zullen ze op die manier ook de rechten erven.

Microsoft maakt echter de switch van User Groups die in het ERP beheerd worden naar Entra Security Groups. Het is van belang dat u zich als organisatie voorbereidt op deze wijziging door Entra Security Groups aan te maken en hier vervolgens rechten aan toe te kennen.

Het principe blijft echter gelijk. Gebruikers worden ondergebracht in groepen en de groepen hebben de rechten.

Maar het fundament wordt weggenomen. De User Groups verdwijnen en zullen vervangen voor de door Security Groups.

Microsoft werkt aan een tool om de bestaande user Group Permissions om te zetten naar Security Group Permissions, maar deze wordt pas in preview gereleased in Release Wave 2 van 2024 en zal pas effectief beschikbaar zijn vanaf Release 25… dus in het voorjaar 2025.

U kan echter maar beter voorbereid zijn op deze wijziging, aangezien het beheer van permissions steeds een tijdrovende bezigheid is.

5. Timesheets

Het beheer van timesheets voor indieners van timesheets is verbeterd. Bij het indienen van een timesheet, zal Business Central immers waarschuwen wanneer een bepaalde lijn niet of onvolledig is ingegeven. Het gebeurt immers al te vaak dat goedkeurders een timesheet afkeuren, omdat een lijn leeg is en om die reden vragen oproept.

Voor de goedkeurders zijn er ook verbeteringen aan het goedkeuringsscherm. De factboxes aan de rechterkant van het scherm tonen veel beter hoe de timesheet samengesteld is.

Het is ook eenvoudiger om commentaar toe te voegen, zodat bij het afkeuren van een timesheet de gebruikers beter op de hoogte wordt gebracht van de problemen bij de registratie.

6. Projectbeheer

Jobs worden projecten

In de projectmodule voorziet deze versie een aantal grote wijzigingen.

Vooreerst zijn de onderliggende tabellen gewijzigd: alle tabellen die tot de projectmodule behoren, heetten in het verleden allemaal Job, die zijn allemaal hernoemd naar Project.

Dit kan een effect hebben op bestaand maatwerk waar mogelijk naming conflicten kunnen ontstaan.

Een project aan meerdere klanten factureren

Ook functioneel zijn er een aantal nieuwigheden.

Het is vanaf nu mogelijk om een project aan meerdere klanten tegelijk te factureren. U zal per taakregelen kunnen bepalen aan welke klant deze gefactureerd zal worden.

Dit is zichtbaar op de taakregel in het projectoverzicht en bovendien in het nieuwe scherm dat per taakregel voorzien wordt.

Meerdere projecten tegelijk aan eenzelfde klant factureren

Omgekeerd zal het mogelijk zijn om meerdere projecten op eenzelfde factuur aan te bieden aan één klant.

In vorige versies moest er per project een apart factuur gemaakt worden vanaf het project. Vanaf Business Central 2024 kan dit geïnitieerd worden vanaf de verkoopfactuur door factureerbare projectregels op te halen op gelijkaardige manier zoals verzendregels opgehaald worden voor een verzamelfactuur.

Projecten archiveren

De printmodule voorziet vanaf nu ook een mogelijkheid om projecten te archiveren. De mogelijkheid bestond al voor verkooporders en inkooporders en is nu uitgebreid tot de projectmodule.

Het archiveren van projecten maakt het mogelijk om te praten die volledig afgewerkt zijn te kunnen verwijderen naar de lijst zonder dat de historiek ervan verloren gaat.

7. Foutmeldingen beter communiceren

Wanneer gebruikers vastlopen in een proces, is het van het uiterst belang dat de juiste communicatie gevoerd wordt tussen de gebruiker en de hulpverlener. Business Central 2024 bevat de mogelijkheid om te foutboodschap dadelijk via Teams of via mail te versturen, zodat de juiste informatie doorgegeven wordt aan de partner die het probleem kan helpen oplossen.

8. Debiteurenbeheer

Geautomatiseerd beheer van aanmaningen

Het opmaken, registreren en versturen van aanmaningen is in Business Central steeds een manueel proces geweest. In schril contrast met concurrenten… en vooral met het feit dat alle onderliggende gegevens voor het aanmaken van aanmaningen van nature in het ERP opgeslagen zitten.

In deze release is deze historische tekortkoming opgevuld met de volledige automatisering van Aanmaningen.

Business Central 2024 voorziet de mogelijkheid om het aanmaningsproces geheel of gedeeltelijk te automatiseren. Elk van de 3 cruciale acties in het proces zijn ondersteund: van het aanmaken van concepten, over het registreren van de aanmaningen tot uiteindelijk het digitaal verzenden ervan.